Use Case
Automatische Dokumentenverarbeitung im Tagesgeschäft
für Teams, die täglich Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und Formulare bearbeiten – und das nicht mehr von Hand tun wollen
In jedem Unternehmen laufen täglich Dokumente ein – und werden bis heute meist manuell geöffnet, sortiert, gelesen und ins System getippt. Wir automatisieren diesen kompletten Eingangsprozess: Dokumente werden erkannt, die relevanten Daten extrahiert, geprüft und direkt an die richtige Stelle in Ihren Systemen übergeben.
Jedes Format
PDF, Scan, Foto, Papier
Dunkelverarbeitung
Standardfälle ohne Eingriff
Geprüfte Daten
Direkt im ERP/DMS
Use Case
Wo der Dokumenteneingang heute Zeit frisst
Egal ob Rechnungen in der Buchhaltung, Verträge im Vertragsmanagement, Lieferscheine im Wareneingang oder Formulare im Onboarding: Der Weg vom eingegangenen Dokument zur verwertbaren Information ist fast überall manuell. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und bremst nachgelagerte Prozesse.
Manuelles Sichten und Abtippen
Jedes Dokument wird von Hand geöffnet, gelesen und in ERP, DMS oder Fachsoftware übertragen.
Fehler und Medienbrüche
Beim Übertragen entstehen Tippfehler, Dubletten und Inkonsistenzen, die später aufwendig korrigiert werden müssen.
Lange Durchlaufzeiten
Rechnungen verpassen Skontofristen, Verträge bleiben liegen, Vorgänge stocken – weil die Bearbeitung im Posteingang hängt.
Schlecht auffindbare Inhalte
Inhalte stecken in PDFs und Scans statt in durchsuchbaren, strukturierten Daten – Suchen und Auswerten wird mühsam.
Der Kern des Problems
Nicht das einzelne Dokument ist teuer, sondern die Summe: tausende kleine manuelle Handgriffe pro Monat, die niemand wertschöpfend nennt.
Use Case
So läuft der Dokumenteneingang mit uns ab
Wir automatisieren den gesamten Weg eines Dokuments – vom Eingang bis zur verbuchten, abgelegten Information. Sie geben vor, welche Dokumentarten wie behandelt werden; die Verarbeitung läuft danach weitgehend automatisch, mit dem Menschen nur noch an den Stellen, an denen es wirklich nötig ist.
Zentraler Eingang aus allen Quellen
E-Mail-Postfächer, Upload-Portale, Scan-Ordner und Schnittstellen laufen in einem Eingang zusammen – egal ob PDF, Scan, Foto oder Papierbeleg.
Dokumentart automatisch erkannt
Rechnung, Vertrag, Lieferschein oder Formular wird selbstständig erkannt und dem passenden Verarbeitungsweg zugeordnet.
Relevante Daten extrahiert
Beträge, Daten, Positionen, Vertragsparteien und Fristen werden ausgelesen – auch aus gescannten oder handschriftlichen Dokumenten.
Automatische Prüfung und Abgleich
Die ausgelesenen Daten werden auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft und etwa gegen Bestellungen oder Stammdaten abgeglichen.
Klärfälle gezielt an Mitarbeiter
Nur unklare oder abweichende Fälle landen zur Freigabe bei Ihrem Team – der Rest läuft als Dunkelverarbeitung durch.
Übergabe in Ihre Systeme
Geprüfte Daten und Dokumente gehen direkt in ERP, DMS, CRM oder Fachanwendung – ohne erneutes Erfassen.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt wird protokolliert, jedes Dokument revisionssicher abgelegt und jederzeit auffindbar gemacht.
Das Ergebnis
Aus einem manuellen Posteingang wird ein automatisierter Datenstrom – Ihr Team prüft nur noch, statt alles selbst zu erfassen.
Use Case
Was das im Tagesgeschäft bringt
Der Nutzen zeigt sich nicht in der Technik, sondern direkt in Ihren Prozessen: kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und Mitarbeiter, die sich auf Inhalte statt auf Tipparbeit konzentrieren.
Deutlich kürzere Durchlaufzeiten
Dokumente sind in Minuten statt Tagen verarbeitet – Skontofristen und Termine werden zuverlässig eingehalten.
Geringere Bearbeitungskosten
Die Kosten pro Beleg sinken spürbar, weil der manuelle Aufwand pro Dokument fast vollständig entfällt.
Höhere Datenqualität
Automatische Extraktion und Prüfung reduzieren Tippfehler, Dubletten und Fehlbuchungen.
Skaliert mit dem Volumen
Steigende Belegmengen werden ohne zusätzliches Personal aufgefangen – auch in Spitzenzeiten.
Entlastete Fachabteilungen
Buchhaltung, Einkauf und Sachbearbeitung gewinnen Zeit für wertschöpfende Aufgaben zurück.
Strukturierte, nutzbare Daten
Aus PDFs und Scans werden durchsuchbare Daten, die sich auswerten und weiterverwenden lassen.
Transparenz über den Eingang
Sie sehen jederzeit, welche Dokumente eingegangen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind.
Revisions- und prüfungssicher
Lückenlose Protokollierung und revisionssichere Ablage erleichtern Audits und Nachweispflichten.
Kurz gesagt: Ihre Dokumente erfassen sich praktisch von selbst – schneller, günstiger und mit besserer Datenqualität als jede manuelle Bearbeitung.
Schluss mit
manuellem Abtippen?
Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch und erfahren Sie, wie Sie Ihren Dokumenteneingang – von der Rechnung bis zum Vertrag – weitgehend automatisch verarbeiten.