Auf einen Blick: die fünf Vorgänge
- Das Postfach sortiert sich nach Objekt und Dringlichkeit
- Aus der Schadensmeldung wird der fertige Handwerkerauftrag
- Die Eigentümerversammlung bereitet sich selbst vor
- Protokoll und Beschlusssammlung entstehen ohne Nacharbeit
- Die Objektakte liegt an einem Ort statt in vier Programmen
Die Sortierarbeit kostet mehr Zeit als die Verwaltung
Eine Hausverwaltung mit gemischtem Bestand bekommt jeden Morgen einen Posteingang, der erst einmal nichts ist: Mieteranliegen, Schadensmeldungen, Beschlussfragen, Handwerkerrückmeldungen, Eigentümerwechsel, Behördenpost. Alles in einem Korb, nichts einem Objekt zugeordnet. Bevor die erste inhaltliche Entscheidung fällt, hat jemand eine Stunde lang sortiert.
Das ist keine Frage der Organisation. Es ist eine Frage der Kanäle. Dieselbe Verwaltung wird per Mail, über ein Portal, telefonisch und auf Papier erreicht, und niemand kann Mietern und Eigentümern vorschreiben, welchen Weg sie nehmen. Die Zusammenführung bleibt Handarbeit, und sie wiederholt sich jeden Tag.
Der Schaden entsteht dahinter. Eine Schadensmeldung, die einen halben Tag im Stapel liegt, ist ein halber Tag, an dem der Mieter nichts hört und der Handwerker nicht fährt. Eine Beschlussumsetzung, die auf einem Notizzettel steht, ist bis zur nächsten Versammlung ein Risiko. Beides hat nichts mit fehlender Sorgfalt zu tun, sondern damit, dass die Vorarbeit jeden Tag von vorn beginnt.
“Die Frage ist nicht, ob Ihre Leute gut sortieren. Die Frage ist, warum sie es überhaupt noch tun.
Was sich wie verändert
Wie es heute läuft
- Sechzig ungelesene Mails, die erst sortiert werden müssen.
- Jede Meldung geht durch vier Hände, bevor der Handwerker den Auftrag hat.
- Drei Abende, an denen jemand Dokumente aus vier Ablagen zusammensucht.
- Die Umsetzungspunkte stehen auf einem Notizzettel neben dem Bildschirm.
- Eine Rückfrage bedeutet Suchen in vier Programmen.
Wie es danach läuft
- Vier Listen nach Objekt und Dringlichkeit statt eines Posteingangs.
- Der fertige Auftrag liegt zur Freigabe bereit, der Melder weiß Bescheid.
- Einladung, Tagesordnung und Anlagen liegen fertig zur Prüfung bereit.
- Jeder Beschluss ist erfasst, jede Aufgabe hat einen Termin und einen Namen.
- Eine Rückfrage ist in Sekunden beantwortet, mit Beleg.
1. Das Postfach sortiert sich selbst
Jede eingehende Nachricht wird gelesen, dem Objekt und der Einheit zugeordnet und in eine Kategorie gelegt: Schaden, Anliegen, Beschlussfrage, Handwerker, Eigentümerwechsel. Dringendes kommt nach oben, der Rest in die passende Liste. Aus einem Posteingang werden vier Arbeitsvorräte, und jeder davon ist bereits nach Objekt geordnet.
Wichtig ist, was dabei nicht passiert: Es wird nichts beantwortet und nichts entschieden. Die Zuordnung ist Vorarbeit, keine Bearbeitung. Wer morgens den Rechner aufmacht, sieht dieselben Nachrichten wie vorher, nur eben vorsortiert und mit dem Objekt daneben.
2. Aus der Schadensmeldung wird der Auftrag
Aus der Meldung entsteht ein Vorgang mit Objekt, Einheit, Beschreibung und Fotos. Der passende Handwerker wird vorgeschlagen, der Auftragstext ist vorformuliert, und der Melder bekommt sofort eine Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer. Sie prüfen, korrigieren und geben frei.
Die Freigabe ist der Punkt, an dem es aufhört
Kein Auftrag geht ohne Ihre Zustimmung an einen Handwerker. Das System stellt den fertigen Vorgang hin, mehr nicht. Bei allem, was Geld kostet oder rechtlich bindet, ist das keine Einstellung, sondern die Bauweise.
3. Die Eigentümerversammlung bereitet sich vor
Fristen im Blick, Einladung erzeugt, Tagesordnung aus den offenen Punkten des Jahres zusammengestellt, Unterlagen zusammengetragen, Versand vorbereitet. Der Abend, an dem jemand vier Ablagen durchsucht, entfällt. Was bleibt, ist die Prüfung: Sie lesen, ergänzen, streichen und geben frei.
Der Vorgang ist deshalb dankbar, weil er sich jedes Jahr wiederholt und weil seine Bestandteile bereits im Haus liegen. Es muss nichts erfunden werden, es muss nur zusammengeführt werden.
4. Protokoll und Beschlusssammlung ohne Nacharbeit
Aus dem Protokoll entstehen die Einträge für die Beschlusssammlung, sauber formuliert und dem Objekt zugeordnet. Die Umsetzungspunkte landen als Aufgabe mit Frist und mit einem Namen im System. Der Zettel neben dem Bildschirm wird überflüssig, und im nächsten Jahr steht die Tagesordnung nicht vor einem leeren Blatt.
5. Die Objektakte an einem Ort
Verwaltungssoftware, Postfach, Ablage und Handwerkerkorrespondenz reden heute nicht miteinander. Wir bauen die Verbindung dazwischen, sodass zu einem Objekt alles zusammenliegt: der Schriftverkehr, die Rechnungen, die Beschlüsse, die offenen Punkte. Eine Rückfrage am Telefon ist dann in Sekunden beantwortet, mit Beleg.
Ohne Systemwechsel
Ihre Verwaltersoftware bleibt, wo sie ist. Ihre Buchhaltung auch, und Ihre Ablage ebenfalls. Wo die Programme eine Schnittstelle vorsehen, nutzen wir sie. Wo nicht, nehmen wir den Weg, den auch eine Mitarbeiterin nimmt. Ein Austausch der Fachanwendung ist in keinem der fünf Vorgänge nötig, und er wäre auch nicht das, was Zeit spart.
Wo die Automatisierung aufhört
Als Verwalter führen Sie fremde Gelder. Deshalb rührt keine Automatisierung Zahlungsvorgänge ohne Vier-Augen-Freigabe an. Aufträge, Eigentümernachrichten und Zahlungen gehen erst raus, wenn ein Mensch sie freigegeben hat, und jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert: wer, was, wann, auf welcher Grundlage.
Objektdaten, Eigentümerlisten und Beschlusssammlung bleiben in Ihren Systemen. Wenn Sie möchten, läuft der gesamte Aufbau auf einem Rechner in Ihrem Büro, ohne dass ein Datum das Haus verlässt.
Womit anfangen
Nicht mit allen fünf Vorgängen, sondern mit einem. Welcher das ist, hängt davon ab, welcher bei Ihnen am häufigsten vorkommt und wie viel davon jedes Mal gleich abläuft. In den meisten Verwaltungen ist das die Schadensmeldung, weil sie oft kommt, immer dieselbe Form hat und am Ende immer bei demselben Handwerkerstamm landet.
Ein einzelner, klar abgegrenzter Vorgang ist in wenigen Wochen im Betrieb, nicht in Monaten. Und er lässt sich messen: Sie wissen hinterher, wie viele Minuten er vorher gekostet hat und wie viele jetzt. Ob der nächste folgt, entscheiden Sie, wenn Sie das gesehen haben.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Verwaltersoftware wechseln?
Nein. Wir ersetzen nichts. Ihre Verwaltersoftware, Ihre Buchhaltung und Ihre Ablage bleiben, wo sie sind. Wir bauen die Verbindung dazwischen.
Wir haben niemanden für IT. Geht das trotzdem?
Ja. Wir richten es ein und betreuen es. Bei Ihnen bedient es jemand, der vorher Excel bedient hat.
Was passiert, wenn die Automatik ausfällt?
Dann läuft der Vorgang weiter wie vorher, nur von Hand. Wir bauen nichts, dessen Ausfall Ihre Verwaltung anhält.
Gehen unsere Objekt- und Eigentümerdaten in eine Cloud?
Nur wenn Sie das wollen. Sonst läuft alles auf einem Rechner in Ihrem Büro oder auf Ihrem eigenen Server.
Entscheidet das System über Aufträge oder Zahlungen?
Nein. Es bereitet vor und legt Ihnen den fertigen Vorgang hin. Aufträge, Eigentümernachrichten und Zahlungen gehen erst nach Ihrer Freigabe raus, Zahlungen zusätzlich nur im Vier-Augen-Prinzip.
Wie lange dauert der erste Vorgang?
Ein einzelner, klar abgegrenzter Vorgang ist in wenigen Wochen im Betrieb. Was danach kommt, entscheiden Sie, wenn Sie gesehen haben, dass er funktioniert.