Kanzleien und Büros
Mandat, Frist, Beleg, Akte
Für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer, bei denen die Fristen in zwei Köpfen liegen und die Belege über fünf Kanäle hereinkommen. Wenn Ihr Berufsstand es verlangt, läuft das Sprachmodell vollständig in Ihrem Haus, ohne Cloud.
Ebenso gemeint sind Lohn- und Buchhaltungsbüros, Wirtschaftsprüfern, Sachverständigen und Planungsbüros.
Post ordnet sich der Akte zu
Mandantenpost, Belege und Behördenpost getrennt, erkannt und zugeordnet.
Fristen laufen im System
Nicht mehr im Kopf von zwei Personen und in einem Fristenbuch.
Modelle im eigenen Haus
Selbstgehostete Sprachmodelle, wenn Verschwiegenheit und Berufsrecht es verlangen.
Aus der Werkstatt
Eine fertige Anwendung, kein Konzeptpapier
Für eine Steuerkanzlei haben wir genau diese Vorgänge gebaut. Die Post aus fünf Kanälen landet in einem sortierten Eingangskorb, jede Frist hat einen Zuständigen und eine Vorfrist, und die Mandantenakte weiß, welche Unterlagen noch fehlen. Vorher lagen diese Angaben in DATEV, in der Dokumentenablage, im Fristenbuch und im Kopf von zwei Personen. Abgelöst haben wir nichts davon: DATEV führt weiter die Stammdaten, die Ablage bleibt die Ablage, die fachliche Beurteilung bleibt bei der Kanzlei.
Für Ihre IT
Next.js, PostgreSQL und Docker, Betrieb im Kanzleinetz oder auf einem eigenen Server. Angebunden über die Schnittstellen der vorhandenen Programme (bei DATEV die DATEV-Format-Datei, DATEVconnect im Kanzleinetz oder ein Gateway für Installationen im Rechenzentrum), gelesen wird ausschließlich. Der KI-Teil ist abschaltbar: ohne hinterlegten Schlüssel gibt es ihn nicht, und wer ihn will, betreibt das Modell wahlweise im eigenen Haus.
Zu den Bildern
Die Screenshots stammen aus einer Demo-Installation mit einer erfundenen „Musterkanzlei“. Alle darin sichtbaren Mandanten, Personen, Nummern, Bescheide und Fristen sind erfunden. Echte Mandantendaten zeigen wir nicht, auch nicht auf Anfrage. Der Name der Kanzlei bleibt ebenfalls ungenannt.
Wir führen die Anwendung in 20 Minuten vor, an erfundenen Daten und ohne Verpflichtung.
Vorführung vereinbarenIndividuelle Lösungen
Für Ihren Fall gebaut, nicht von der Stange
Wir verkaufen keine fertige Software. Jede Anwendung, die Sie auf diesen Seiten sehen, ist für einen einzelnen Betrieb entstanden und sähe bei Ihnen anders aus, weil Ihre Abläufe, Ihre Programme und Ihre Zuständigkeiten andere sind. Wir bauen jede Lösung um Ihren Anwendungsfall herum, und die Vorlage dafür ist Ihr Betrieb.
Ihr Ablauf gibt die Form vor.
Wir bilden nach, wie bei Ihnen gearbeitet wird, statt Ihnen den Ablauf einer fremden Software beizubringen.
Ihre Wörter, Ihre Formulare.
Bezeichnungen, Felder, Vorlagen und Ausdrucke kommen aus Ihrem Haus. Niemand muss erst lernen, was eine Standardmaske meint.
Was Sie nicht brauchen, bauen wir nicht.
Kein Funktionsumfang, den Sie mitbezahlen und den niemand öffnet. Der Zuschnitt entsteht aus Ihrem Vorgang, nicht aus einer Preisliste.
Vorgänge
Was wir übernehmen
Fünf Vorgänge aus dem Kanzleialltag. Keiner davon berührt die fachliche Beurteilung. Die bleibt vollständig bei Ihnen.
Mandantenpost, Belege und Behördenpost getrennt
Jeder Eingang wird gelesen, dem Mandanten und der Akte zugeordnet und in die richtige Kategorie gelegt: Beleg, Behördenpost, Mandantenanliegen, Fristsache. Fristsachen werden markiert und nach oben gezogen, bevor jemand sie überliest.
Heute
Fünf Kanäle, aus denen jemand jeden Morgen einen sortierten Stapel machen muss.
Danach
Ein Eingangskorb pro Kategorie, jede Position bereits einer Akte zugeordnet.
Mandatsannahme ohne Formularmarathon
Aus den Angaben des neuen Mandanten entstehen Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandatsbedingungen und die angelegte Akte, vorbefüllt und vollständig. Auch die Identitätsprüfung und die Ablage der Nachweise laufen als geführter Vorgang.
Heute
Für jedes neue Mandat wird derselbe Satz Dokumente von Hand zusammengestellt.
Danach
Der vollständige Satz liegt vorbefüllt zur Prüfung und Unterschrift bereit.
Fristen, die niemand mehr im Kopf haben muss
Fristen, Voranmeldungen und Wiedervorlagen werden aus der Eingangspost erkannt und als Vorgang mit Vor- und Endfrist angelegt. Vorfristen melden sich rechtzeitig, offene Fristen erscheinen in der Tagesliste des Zuständigen und in der des Partners.
Heute
Die Fristenkontrolle hängt an zwei Personen und ihrem Gedächtnis.
Danach
Jede Frist hat einen Eintrag, eine Vorfrist und zwei Personen, die sie sehen.
Die Mandantenakte, die sich selbst führt
Dokumente werden erkannt, benannt, versioniert und in die richtige Aktenstruktur einsortiert. Nach Ihrer Systematik, nicht nach einer fremden. Fehlende Unterlagen werden als offener Punkt geführt und beim Mandanten nachgefasst.
Heute
Ablage nach dem Prinzip 'wer sie anlegt, benennt sie anders'.
Danach
Eine Aktenstruktur, die auch dann trägt, wenn die Kollegin im Urlaub ist.
Kanzleisoftware, Buchhaltung und Mandantenportal
Ihre Fachanwendung, die Buchhaltung, Ihre Dokumentenablage und das Mandantenportal kennen dieselben Mandanten und dieselben Vorgänge, fragen aber nie beim anderen nach. Wir bauen die Verbindungen dazwischen, ohne dass eines dieser Programme abgelöst wird.
Heute
Derselbe Mandant wird in drei Systemen gepflegt und in zweien vergessen.
Danach
Ein Stammsatz, überall aktuell. Eine Rückfrage ist mit einem Blick beantwortet.
Weitere Vorgänge
Alles, was neben dem Mandat auch noch läuft
Die Vorgänge oben kosten am meisten Zeit. Daneben läuft in jeder Kanzlei eine Liste kleinerer Abläufe, die genauso jede Woche wiederkehren. Wir automatisieren sie nach demselben Muster: Der Vorgang wird vorbereitet, Sie geben frei.
Post und Fristen
- Posteingang aus allen Kanälen
- Mail, Mandantenportal, Papier, Messenger und DATEV laufen in einen Korb. Jedes Stück bekommt Mandant, Art und Zuständigen, bevor es jemand öffnet.
- Frist mit Vorfrist
- Die Frist wird aus der Norm gerechnet, mit Vorfrist und Zuständigem. Der Rechenweg steht daneben, damit er geprüft und nicht geglaubt wird.
- Fristenkalender
- Alle Fristen der Kanzlei in einer Ansicht, nach Zuständigem filterbar. Wer im Urlaub ist, hinterlässt trotzdem keine unbeaufsichtigte Frist.
- Wiedervorlage
- Was in zwei Wochen wieder auf den Tisch muss, meldet sich von selbst, mit dem Vorgang und dem Stand von heute.
Akte und Ablage
- Mandantenakte
- Stammdaten, Vollmachten, Belege und offene Punkte an einer Stelle. Die Akte sagt, welche Unterlagen fehlen, statt es beim Termin zu bemerken.
- Ablage mit lesbaren Namen
- Jedes Dokument landet im Ordner des Mandanten, benannt nach demselben Muster, ob es aus der Mail, vom Scanner oder aus dem Portal kommt.
- Fehlende Unterlagen anfordern
- Eine Anforderung je Mandant statt einer je Beleg, mit Liste und Termin. Nachgefasst wird, ohne dass es jemand im Kalender führt.
- Stammdaten aus DATEV
- Als Datei, über DATEVconnect im Kanzleinetz oder über ein Gateway, wenn DATEV im Rechenzentrum läuft. DATEV führt sie weiter, das Cockpit liest sie.
Freigabe, Wissen, Zahlen
- Freigabe im Vier-Augen-Prinzip
- Nichts verlässt das Haus ohne Freigabe. Wer was gesehen und freigegeben hat, steht im Protokoll, und genau das ist bei § 203 der Nachweis.
- Pseudonymisieren vor der Auswertung
- Original und geschwärzte Fassung liegen nebeneinander, jede ersetzte Stelle markiert. Erst nach Ihrer Freigabe geht die geschwärzte Fassung hinaus.
- Nachschlagen statt nachfragen
- Ihre eigenen Schriftsätze, Merkblätter und Anweisungen sind durchsuchbar, mit Fundstelle. Auf Wunsch ohne Cloud, auf einem Rechner in der Kanzlei.
- Auswertungen
- Offene Fristen, Rückstände, Auslastung je Zuständigem. Jede Zahl ist zugleich ein Filter: ein Klick führt in die Liste dahinter.
Das ist keine Liste zum Abhaken und kein Paket, das man bestellt. Kaum ein Betrieb braucht alles davon, und niemand fängt mit allem an: Wir nehmen die zwei oder drei Vorgänge, die bei Ihnen am meisten Zeit kosten, der Rest kommt später oder gar nicht.
Freigaben
Verschwiegenheit, Daten und Freigaben
Für Kanzleien ist die Frage, wo die Daten liegen, wichtiger als jede Zeitersparnis. Deshalb steht sie am Anfang des Projekts und nicht am Ende.
- Auf Wunsch laufen die Sprachmodelle vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur. Kein Mandantendatum verlässt Ihr Haus.
- Nichts geht ohne Ihre Freigabe an Mandanten, Gerichte oder Behörden. Das System bereitet vor, Sie zeichnen.
- Wir stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentieren, wer wann worauf zugreifen konnte.
- Die fachliche und berufsrechtliche Beurteilung eines Vorgangs bleibt vollständig bei Ihnen. Wir automatisieren Verwaltungswege, keine Mandatsarbeit.
- Beim Projektende bekommen Sie Ihre Daten heraus und wir löschen nachweisbar.
Ihr Programm
Wenn DATEV die KI mitliefert
In DATEV und den angebundenen Partnerlösungen stecken inzwischen KI-Funktionen, und die Anbieter von Kanzleisoftware werben mit Dokumentenanalyse und Fristenerkennung. Vieles davon ist in Ihrem Vertrag schon enthalten. Hier steht, wann das reicht und wann nicht.
Dann reicht es
- Ein Dokument soll zusammengefasst oder durchsucht werden, und das Ergebnis liest ohnehin ein Mensch gegen.
- Ihre Post kommt praktisch nur über einen Kanal herein.
- Die Fristen liegen bei einer Person, die sie sicher im Griff hat, und die Vorfristen stehen im Kalender.
- Sie brauchen keine Auswertung darüber, wie die Vorgänge durch die Kanzlei laufen.
Dann reicht es nicht
- Eine Frist soll gerechnet werden statt aus dem Bescheid abgelesen: vier Tage Bekanntgabefiktion nach § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO, ein Monat nach § 355 AO, Verschiebung auf den nächsten Werktag nach § 108 Abs. 3 AO, mit dem Rechenweg daneben.
- Post kommt über fünf Kanäle herein (Mail, Mandantenportal, Papier, Messenger, DATEV) und soll in einem Eingangskorb zusammenlaufen.
- Was nicht sicher erkannt wird, soll im Korb „Unklar“ landen statt irgendwo. Ein Modul, das immer eine Antwort gibt, ist hier das Problem und nicht die Lösung.
- § 203 StGB ist die Linie: Mandantendaten verlassen das Haus nicht, oder nur pseudonymisiert und nach sichtbarer Freigabe. Ein Modul, dessen Verarbeitung Sie nicht abschalten können, hilft Ihnen dabei nicht.
- DATEV soll für die Stammdaten führend bleiben und ausschließlich gelesen werden. Das leistet kein Modul, das selbst schreiben will.
Wenn Sie nach dieser Liste beim Modul Ihrer Software bleiben, ist das ein gutes Ergebnis: Sie haben sich eine Anschaffung gespart. Der kostenlose Check beantwortet genau diese Frage in 45 Minuten, bevor irgendjemand ein Angebot schreibt.
Einwände
Was Sie sich jetzt fragen
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Wir ersetzen nichts. Ihre Kanzleisoftware, Ihre Dokumentenablage und Ihr Fristenbuch bleiben, wo sie sind. Wir bauen die Verbindung dazwischen.
- Wir haben niemanden für IT.
- Brauchen Sie auch nicht. Wir richten es ein und betreuen es. Bei Ihnen bedient es jemand, der vorher Excel bedient hat.
- Was ist, wenn die Automatik ausfällt?
- Dann läuft der Vorgang weiter wie vorher, nur von Hand. Wir bauen nichts, dessen Ausfall Ihre Kanzlei anhält.
- Gehen unsere Daten in eine Cloud?
- Nur wenn Sie das wollen. Sonst läuft alles auf einem Rechner in Ihrer Kanzlei oder auf Ihrem eigenen Server.
- Und wenn sich das bei uns nicht rechnet?
- Dann sagen wir das im Check, vor jedem Angebot. Das ist der Grund, warum der Check kostenlos ist.
Aufwand & Zeitrahmen
Ein Vorgang, wenige Wochen
Wir fangen mit einem Vorgang an, nicht mit Ihrer Kanzleisoftware. Welcher das ist, ergibt sich aus dem kostenlosen Check. In einer Kanzlei steht vor jeder Zeile Programm die Frage, wo die Modelle laufen und welche Daten sie überhaupt sehen dürfen. Ist das geklärt, läuft der erste Vorgang vier bis sechs Wochen nach Ihrer Freigabe.
Reden wir zuerst über Ihre Daten, dann über den Vorgang.
45 Minuten, kostenlos, per Video oder bei Ihnen in der Kanzlei. Wir klären, welcher Vorgang sich rechnet und unter welchen Bedingungen er berufsrechtlich für Sie tragbar ist. Mit oder ohne Zusammenarbeit danach.
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Wenn Sie tiefer einsteigen wollen
- LeistungOffline-LLMsSprachmodelle, die Ihr Haus nicht verlassen. Relevant, wo § 203 StGB gilt.
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- BeitragKI-Automatisierung in der KanzleiDie fünf Vorgänge dieser Seite ausführlich, samt der Frage, wo die Modelle laufen dürfen.