Servicebetriebe
Auftrag, Einsatz, Prüfprotokoll ohne zweite Schicht im Büro
Die Technik draußen läuft. Das Büro kommt hinterher. Zwischen Anfrage, Disposition und Dokumentation sitzt bei jeder Übergabe ein Mensch, der Informationen von einem System ins nächste trägt. Genau diese Übergaben bauen wir um.
Gemeint sind Betriebe aus SHK, Kälte und Klima, Aufzugs- und Tortechnik, Brandschutz, Elektro und Maschinenservice. Ebenso mit Gebäudereinigern und Facility-Dienstleistern, Sicherheitsdiensten, Medizintechnik-Service und Photovoltaik-Fachbetrieben.
Anfrage wird Auftrag
Aus Mail, Telefonnotiz und Formular entsteht ein Vorgang mit Kunde, Anlage und Termin.
Termine melden sich selbst
Wartungsintervalle, Prüffristen und Wiedervorlagen laufen im System statt in einem Kopf.
Doku vor der Abfahrt
Das Protokoll ist fertig, bevor der Techniker vom Hof fährt.
Aus der Werkstatt
Eine fertige Anwendung, kein Konzeptpapier
Diesen Vorgang gibt es fertig, gebaut für einen Prüf- und Wartungsbetrieb mit zwölf Monteuren. Die Anwendung weiß, bei welchem Kunden welche Prüfung fällig wird, erinnert den Kunden von sich aus und verfolgt die Rückmeldung bis zum Termin. Vorher lagen diese Angaben in vier Programmen, die nichts voneinander wussten. Abgelöst haben wir keines davon.
Für Ihre IT
Next.js, PostgreSQL und Docker, Betrieb im Firmennetz oder auf einem eigenen Server. Angebunden über die Schnittstellen der vorhandenen Programme, sonst über deren Exportdateien (Excel, PDF). Offene Formate, kein Herstellerzwang.
Zu den Bildern
Die Screenshots stammen aus einer Demo-Installation. Alle darin sichtbaren Firmen, Personen, Geräte und Termine sind erfunden. Echte Kundendaten zeigen wir nicht, auch nicht auf Anfrage.
Wir führen die Anwendung in 20 Minuten vor, an erfundenen Daten und ohne Verpflichtung.
Vorführung vereinbarenIndividuelle Lösungen
Für Ihren Fall gebaut, nicht von der Stange
Wir verkaufen keine fertige Software. Jede Anwendung, die Sie auf diesen Seiten sehen, ist für einen einzelnen Betrieb entstanden und sähe bei Ihnen anders aus, weil Ihre Abläufe, Ihre Programme und Ihre Zuständigkeiten andere sind. Wir bauen jede Lösung um Ihren Anwendungsfall herum, und die Vorlage dafür ist Ihr Betrieb.
Ihr Ablauf gibt die Form vor.
Wir bilden nach, wie bei Ihnen gearbeitet wird, statt Ihnen den Ablauf einer fremden Software beizubringen.
Ihre Wörter, Ihre Formulare.
Bezeichnungen, Felder, Vorlagen und Ausdrucke kommen aus Ihrem Haus. Niemand muss erst lernen, was eine Standardmaske meint.
Was Sie nicht brauchen, bauen wir nicht.
Kein Funktionsumfang, den Sie mitbezahlen und den niemand öffnet. Der Zuschnitt entsteht aus Ihrem Vorgang, nicht aus einer Preisliste.
Vorgänge
Was wir übernehmen
Fünf Vorgänge, die sich in einem Servicebetrieb jede Woche wiederholen. Wir fangen mit einem an, nicht mit allen fünf.
Anfragen werden zu Aufträgen
Jede eingehende Anfrage wird gelesen, dem Kunden und der Anlage zugeordnet und als Vorgang angelegt: Störung, Wartung, Angebot oder Rückfrage. Dringendes kommt nach oben, der Rest in die Disposition. Der Absender bekommt sofort eine Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer.
Heute
Ein Sammelpostfach, das erst sortiert werden muss, bevor jemand arbeiten kann.
Danach
Vier Listen nach Dringlichkeit, jede Position mit Kunde, Anlage und Historie.
Von der Anfrage zum Angebot
Aus Anfragetext, Anlagenhistorie und Ihren Preislisten entsteht ein Angebotsentwurf mit Positionen, Anfahrt und Stundensätzen. Sie prüfen, korrigieren und geben frei. Das Angebot geht am selben Tag raus, nicht am übernächsten.
Heute
Zwischen Anfrage und Angebot liegen zwei Tage, in denen niemand etwas tut.
Danach
Der Entwurf liegt vor, sobald die Anfrage im System ist. Freigabe per Klick.
Wartungsintervalle melden sich von selbst
Anlagen, Prüffristen und Vertragsintervalle liegen an einer Stelle. Der Vorgang startet, wenn ein Termin fällig wird: Kunde angeschrieben, Terminvorschläge erzeugt, Monteur und Material eingeplant, Bestätigung versendet.
Heute
Eine Excel-Liste, die eine Person pflegt. Und ein Anruf vom Kunden, wenn sie es vergisst.
Danach
Die Wartung kündigt sich an, bevor der Kunde daran denkt.
Das Prüfprotokoll schreibt sich mit
Der Monteur diktiert oder hakt auf dem Handy ab, was er getan hat. Daraus entsteht das fertige Protokoll im richtigen Formular, mit Fotos, Messwerten und Unterschrift. Der Kunde bekommt es, bevor der nächste Termin ansteht.
Heute
Die Dokumentation entsteht abends im Büro, aus dem Gedächtnis.
Danach
Das Protokoll ist fertig, bevor der Techniker vom Hof fährt.
Kalender, Warenwirtschaft und Rechnung reden miteinander
Disposition, Materialwirtschaft, Zeiterfassung und Rechnungsprogramm kennen dieselben Daten, fragen aber nie beim anderen nach. Wir bauen die Verbindungen dazwischen: wo Ihre Programme dafür einen Weg vorsehen über diesen, sonst über den Weg, den auch ein Mitarbeiter nimmt.
Heute
Dieselbe Auftragsnummer wird an drei Stellen von Hand eingetippt.
Danach
Einmal erfasst, überall vorhanden. Die Rechnung kennt den Einsatz.
Weitere Vorgänge
Alles, was neben dem Einsatz auch noch läuft
Die Vorgänge oben kosten am meisten Zeit. Daneben läuft in jedem Servicebetrieb eine Liste kleinerer Abläufe, die genauso jede Woche wiederkehren. Wir automatisieren sie nach demselben Muster: Der Vorgang wird vorbereitet, Sie geben frei.
Kunden und Geräte
- Geräteakte
- Welches Gerät wo steht, wann es zuletzt geprüft wurde und was dabei auffiel. Die Historie hängt am Gerät und nicht in einer Mail von vorletztem Jahr.
- Kundenakte
- Anlagen, Ansprechpartner, Verträge und offene Vorgänge eines Kunden an einer Stelle, statt verteilt auf Warenwirtschaft, Mailordner und Kalender.
- Prüfintervalle
- Aus Prüfdatum und Intervall ergibt sich der nächste Termin von selbst. Was fällig wird, steht auf der Liste, bevor der Kunde anruft.
- Datenübernahme
- Bestandslisten, gewachsene Ordner und Exporte aus dem alten Programm werden eingelesen, abgeglichen und auf Lücken geprüft. Was schiefgeht, lässt sich zurücknehmen.
Termine und Nachrichten
- Erinnerungen
- Eine Mail je Kunde statt eine je Gerät, mit allen fälligen Prüfungen in einer Tabelle. Den Text geben Sie frei, verschickt wird danach.
- Rückmeldungen verfolgen
- Wer nicht antwortet, wird nachgefasst. Wer antwortet, landet mit seinem Wunschtermin in der Disposition statt in einem Mailordner.
- Terminplanung
- Einsätze, Fahrten und Termine in einer Ansicht. Verschiebt sich einer, sieht der Monteur das auf dem Handy und nicht erst am nächsten Morgen.
- Klärfälle
- Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, kommt auf einen Stapel und wird nicht geraten. Sie entscheiden einmal, danach gilt die Regel.
Unterlagen und Anschluss
- Protokoll am Vorgang
- Das Prüfprotokoll hängt am Einsatz, am Gerät und an der Rechnung. Keine Suche im Fotoordner, wenn der Kunde zwei Jahre später danach fragt.
- Ablage mit lesbaren Namen
- Jedes Dokument landet im Ordner des Kunden, benannt nach demselben Muster, ob es aus der Mail, vom Scanner oder vom Handy kommt.
- Anschluss an Ihre Programme
- Lexware, Warenwirtschaft, Zeiterfassung: Der Einsatz kommt dort an, wo die Rechnung entsteht. Abgelöst wird keines davon.
- Nachschlagen statt nachfragen
- Datenblätter, Normen und Ihre eigenen Anweisungen sind durchsuchbar, mit Fundstelle. Auch vom Einsatzort aus.
Das ist keine Liste zum Abhaken und kein Paket, das man bestellt. Kaum ein Betrieb braucht alles davon, und niemand fängt mit allem an: Wir nehmen die zwei oder drei Vorgänge, die bei Ihnen am meisten Zeit kosten, der Rest kommt später oder gar nicht.
Freigaben
Was bei Ihnen bleibt
Nichts verlässt ohne Ihre Freigabe das Haus. Kein Angebot, keine Rechnung, keine Kundennachricht. Das System bereitet vor und legt Ihnen den fertigen Vorgang hin. Sie entscheiden.
- Angebote, Rechnungen und Kundennachrichten gehen erst nach Freigabe raus.
- Jeder automatisierte Schritt ist nachvollziehbar: wer, was, wann, auf welcher Grundlage.
- Fällt die Automatisierung aus, läuft der Vorgang weiter wie vorher, nur von Hand.
- Preislisten, Kundendaten und Protokolle bleiben in Ihren Systemen.
Ihr Programm
Wenn Ihre Branchensoftware eine KI-Funktion bekommt
Handwerker- und Serviceprogramme bekommen gerade reihenweise KI-Funktionen: Texte vorschlagen, Berichte zusammenfassen, Anfragen sortieren. Meist ist das im Update enthalten und kostet Sie nichts extra. Die Frage ist dann berechtigt, wozu es uns noch braucht. Hier steht die Antwort in beide Richtungen.
Dann reicht es
- Es geht um Textvorschläge für Angebote und Berichte, die ohnehin jemand gegenliest.
- Ihre Daten liegen vollständig in diesem einen Programm.
- Fälligkeiten stehen zuverlässig darin und werden von dort erinnert.
- Ihre Einsätze laufen über eine Handvoll Techniker, und der Überblick entsteht im Gespräch.
Dann reicht es nicht
- Die Bestände liegen verteilt: Adressen im ERP, Messwerte in der Prüfsoftware, Wartungen als PDF im Ordner, Belege in der Buchhaltung. Ein Modul sieht nur seinen eigenen Topf.
- Erinnert werden soll je Kunde, nicht je Gerät. Sonst bekommt derselbe Kunde vier Mails in einer Woche und ruft verärgert an.
- Die Rückmeldung soll bis zum erfassten Prüftermin verfolgt werden, nicht nur die Mail versendet.
- Importzeilen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, sollen in einer eigenen Liste landen, statt geraten zu werden.
- Wir lösen Ihre Programme nicht ab, wir binden sie an. Lexware, Warenwirtschaft, Prüfsoftware und Zeiterfassung bleiben, wo sie sind.
Wenn Sie nach dieser Liste beim Modul Ihrer Software bleiben, ist das ein gutes Ergebnis: Sie haben sich eine Anschaffung gespart. Der kostenlose Check beantwortet genau diese Frage in 45 Minuten, bevor irgendjemand ein Angebot schreibt.
Einwände
Was Sie sich jetzt fragen
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Wir ersetzen nichts. Ihr Rechnungsprogramm, Ihre Fachsoftware und Ihre Ablage bleiben, wo sie sind. Wir bauen die Verbindung dazwischen.
- Wir haben niemanden für IT.
- Brauchen Sie auch nicht. Wir richten es ein und betreuen es. Bei Ihnen bedient es jemand, der vorher Excel bedient hat.
- Was ist, wenn die Automatik ausfällt?
- Dann läuft der Vorgang weiter wie vorher, nur von Hand. Wir bauen nichts, dessen Ausfall Ihren Betrieb anhält.
- Gehen unsere Daten in eine Cloud?
- Nur wenn Sie das wollen. Sonst läuft alles auf einem Rechner in Ihrem Betrieb oder auf Ihrem eigenen Server.
- Und wenn sich das bei uns nicht rechnet?
- Dann sagen wir das im Check, vor jedem Angebot. Das ist der Grund, warum der Check kostenlos ist.
Aufwand & Zeitrahmen
Ein Vorgang, wenige Wochen
Wir fangen mit einem Vorgang an, nicht mit Ihrer ganzen IT. Welcher das ist, ergibt sich aus dem kostenlosen Check: der Vorgang mit der höchsten Wiederholung und dem größten Standardanteil. Der erste Vorgang läuft vier bis sechs Wochen nach Ihrer Freigabe, sechs statt vier, wenn Ihre Programme keine Schnittstelle haben und wir über die Dateien gehen, die sie ohnehin ausgeben. Was danach kommt, entscheiden Sie, wenn Sie gesehen haben, dass es funktioniert.
Rechnen wir Ihren häufigsten Vorgang einmal durch.
45 Minuten, kostenlos, per Video oder bei Ihnen im Betrieb. Sie nennen uns einen Vorgang, den Sie oft haben. Sie bekommen schwarz auf weiß, wie oft er vorkommt, wie lange er dauert und wie viel davon Standardfall ist. Mit oder ohne Zusammenarbeit danach.
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Wenn Sie tiefer einsteigen wollen
- BlogbeitragKI-Automatisierung im Service- und WartungsbetriebSechs Vorgänge, die ein Servicebetrieb automatisieren kann, jeder einzeln beschrieben.
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