Hausverwaltungen
Objekt, Eigentümer, Versammlung, Abrechnung
Wir automatisieren die Vorgänge, die sich in Ihrer Verwaltung jede Woche wiederholen, und lassen die Entscheidungen bei Ihnen. Für Verwaltungen, bei denen die Sortierarbeit inzwischen mehr Zeit kostet als die Verwaltung selbst.
Ebenso arbeiten wir mit Wohnungsgenossenschaften, Property-Managern, Facility-Management-Gesellschaften und Bauträgern mit eigenem Bestand.
Das Postfach sortiert sich
Mieteranliegen, Schaden, Beschlussfrage, Handwerker: getrennt und dem Objekt zugeordnet.
Meldung wird Auftrag
Aus der Schadensmeldung entsteht der Handwerkerauftrag, vorformuliert und freigabebereit.
Versammlung ohne Suchabende
Fristen, Einladung, Tagesordnung und Unterlagen laufen als ein Vorgang.
Aus der Werkstatt
Eine fertige Anwendung, kein Konzeptpapier
Das Verwalter-Cockpit ist eine Browser-Anwendung, die wir gebaut haben und die Sie sich ansehen können: Die Post landet sortiert in einem Eingangskorb, jede Frist trägt die Norm, aus der sie stammt, und das Mietkonto sagt nicht nur, wie viel offen ist, sondern welcher Tatbestand des § 543 BGB erfüllt ist. Sie ersetzt keine Verwaltungssoftware. Ihre Stammdaten bleiben, wo sie sind. Das Cockpit setzt sich davor und macht daraus die Vorgänge, die vorher in keinem Programm standen: die Einordnung der Post, die gerechnete Frist, die Beschluss-Sammlung, den Rückstand mit seiner Rechtsfolge.
Für Ihre IT
Next.js, PostgreSQL und Docker, Betrieb in Ihrem Netz oder auf einem eigenen Server. Die Fristenrechnung, das Regelwerk des Posteingangs und die Mietkontoprüfung sind reine Rechnung ohne Datenbank und ohne Netz. Deshalb lassen sie sich einzeln prüfen, und für jeden dieser drei Teile gibt es eine Probe, deren Erwartungen von Hand am Kalender nachgerechnet sind. Der Feiertagskalender steht auf Baden-Württemberg: Feiertage sind Ländersache, und bei Ausschlussfristen ist ein ungefähr richtiger Kalender der schlechteste aller Zustände.
Zu den Bildern
Die Screenshots stammen aus einer Demo-Installation einer erfundenen „Hausverwaltung Muster“. Alle sichtbaren Objekte, Mieter, Anschriften, Beträge und Beschlüsse sind erfunden, und zwar erkennbar: Nachnamen ausschließlich als „Muster…“-Platzhalter. Echte Mieterdaten zeigen wir nicht, auch nicht auf Anfrage. Die Einordnungen im Posteingang stehen nicht in den Demodaten, sondern werden vom Regelwerk gerechnet — was auf dem Bild steht, ist das, was die Anwendung produziert.
Wir führen die Anwendung in 20 Minuten vor, an erfundenen Daten und ohne Verpflichtung.
Vorführung vereinbarenIndividuelle Lösungen
Für Ihren Fall gebaut, nicht von der Stange
Wir verkaufen keine fertige Software. Jede Anwendung, die Sie auf diesen Seiten sehen, ist für einen einzelnen Betrieb entstanden und sähe bei Ihnen anders aus, weil Ihre Abläufe, Ihre Programme und Ihre Zuständigkeiten andere sind. Wir bauen jede Lösung um Ihren Anwendungsfall herum, und die Vorlage dafür ist Ihr Betrieb.
Ihr Ablauf gibt die Form vor.
Wir bilden nach, wie bei Ihnen gearbeitet wird, statt Ihnen den Ablauf einer fremden Software beizubringen.
Ihre Wörter, Ihre Formulare.
Bezeichnungen, Felder, Vorlagen und Ausdrucke kommen aus Ihrem Haus. Niemand muss erst lernen, was eine Standardmaske meint.
Was Sie nicht brauchen, bauen wir nicht.
Kein Funktionsumfang, den Sie mitbezahlen und den niemand öffnet. Der Zuschnitt entsteht aus Ihrem Vorgang, nicht aus einer Preisliste.
Vorgänge
Was wir übernehmen
Fünf Vorgänge, die in jeder Verwaltung gleich aussehen, unabhängig davon, mit welcher Verwaltungssoftware Sie arbeiten.
Das Postfach sortiert sich selbst
Jede eingehende Nachricht wird gelesen, dem Objekt und der Einheit zugeordnet und einer Kategorie zugewiesen: Schaden, Anliegen, Beschlussfrage, Handwerker, Eigentümerwechsel. Dringendes kommt nach oben, der Rest in die passende Liste.
Heute
Sechzig ungelesene Mails, die erst sortiert werden müssen.
Danach
Vier Listen nach Objekt und Dringlichkeit statt eines Posteingangs.
Von der Schadensmeldung zum Handwerkerauftrag
Aus der Meldung entsteht ein Vorgang mit Objekt, Einheit, Beschreibung und Fotos. Der passende Handwerker wird vorgeschlagen, der Auftragstext ist vorformuliert, der Melder bekommt sofort eine Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer. Sie geben frei, alles Weitere läuft.
Heute
Jede Meldung geht durch vier Hände, bevor der Handwerker den Auftrag hat.
Danach
Der fertige Auftrag liegt zur Freigabe bereit, der Melder weiß Bescheid.
Die Eigentümerversammlung bereitet sich vor
Fristen im Blick, Einladung erzeugt, Tagesordnung aus den offenen Punkten des Jahres zusammengestellt, Unterlagen zusammengetragen, Versand vorbereitet. Sie prüfen und geben frei.
Heute
Drei Abende, an denen jemand Dokumente aus vier Ablagen zusammensucht.
Danach
Einladung, Tagesordnung und Anlagen liegen fertig zur Prüfung bereit.
Protokoll und Beschlusssammlung ohne Nacharbeit
Aus dem Protokoll entstehen die Einträge für die Beschlusssammlung, sauber formuliert und dem Objekt zugeordnet. Die Umsetzungspunkte landen als Aufgabe mit Frist im System.
Heute
Die Umsetzungspunkte stehen auf einem Notizzettel neben dem Bildschirm.
Danach
Jeder Beschluss ist erfasst, jede Aufgabe hat einen Termin und einen Namen.
Die Objektakte an einem Ort
Verwaltungssoftware, Postfach, Ablage und Handwerkerkorrespondenz reden heute nicht miteinander. Wir bauen die Verbindung, sodass zu einem Objekt alles zusammenliegt.
Heute
Eine Rückfrage bedeutet Suchen in vier Programmen.
Danach
Eine Rückfrage ist in Sekunden beantwortet, mit Beleg.
Weitere Vorgänge
Alles, was daneben auch noch läuft
Die fünf oben kosten am meisten Zeit. Daneben läuft in jeder Verwaltung eine lange Liste kleinerer Abläufe, die genauso jede Woche wiederkehren. Wir automatisieren sie nach demselben Muster: Der Vorgang wird vorbereitet, Sie geben frei.
Mietverhältnisse
- Mietverträge
- Der Vertrag entsteht aus Ihrer Vorlage, gefüllt mit den Daten der Einheit und des Mieters. Sie prüfen und unterschreiben.
- Interessenten und Bewerbungen
- Anfragen zu einer Wohnung werden erfasst, dem Objekt zugeordnet und beantwortet, Absagen eingeschlossen. Eine Rangfolge der Bewerber erstellen wir nicht: Wen Sie nehmen, entscheiden Sie ohne Maschine.
- Ein- und Auszug
- Kündigung, Termin, Übergabe, Schlüssel und Kaution hängen an einem Vorgang mit Terminen, statt auf fünf Notizen verteilt zu liegen.
- Übergabeprotokoll
- Das Protokoll wird am Gerät ausgefüllt, mit Zählerständen und Fotos. Daraus entstehen die Mängel als Vorgänge, und die Zählerstände liegen für die Abrechnung bereit.
- Zählerstände
- Ablesung anfordern, erinnern, erfassen. Werte, die nicht zum Vorjahr passen, werden gemeldet statt übernommen.
- Leerstand
- Freie Einheiten stehen mit Datum, Grund und Liegezeit in einer Liste, die sich selbst führt.
- Staffel- und Indexmiete
- Anpassungen melden sich, wenn sie fällig werden, mit gerechnetem Betrag und Schreiben aus Ihrer Vorlage. Was Sie nicht freigeben, geht nicht raus.
- Bescheinigungen
- Mietbescheinigung, Zahlungsbestätigung, Vermieterbescheinigung: erzeugt aus den Stammdaten, statt jedes Mal neu getippt.
Abrechnung und Zahlungen
- Zahlungsabgleich
- Kontoumsätze werden den Mietkonten zugeordnet, Wiederkehrendes nach Ihren Regeln. Was nicht eindeutig ist, kommt auf einen Stapel und wird nicht geraten.
- Mahnwesen
- Rückstände fallen auf, sobald sie entstehen. Die Mahnstufe wird vorgeschlagen und das Schreiben vorbereitet, verschickt wird erst nach Ihrer Freigabe.
- Nebenkostenabrechnung
- Belege sortiert, Kostenarten zugeordnet, Umlageschlüssel gerechnet, die Frist im Blick. Sie prüfen die Abrechnung, statt sie zusammenzusuchen.
- Rechnungseingang
- Handwerker- und Versorgerrechnungen werden gelesen, dem Objekt zugeordnet und gegen den Auftrag geprüft, bevor sie zur Zahlung vorliegen.
- Sollstellung und Mietaufstellung
- Wer schuldet was, seit wann und warum: Die Aufstellung entsteht laufend und nicht erst, wenn der Eigentümer danach fragt.
- Darlehen und Rücklage
- Zins- und Tilgungspläne laufen mit, Entnahmen aus der Rücklage werden erfasst und liegen zur Jahresabrechnung fertig da.
- Unterlagen für den Steuerberater
- Was jedes Jahr angefordert wird, liegt sortiert bereit: Belege, Kostenarten und Aufstellungen im vereinbarten Format. Die Abschlussarbeit bleibt beim Steuerberater.
Fristen und Nachrichten
- Anliegen mit Vorgangsnummer
- Jede Meldung bekommt eine Nummer, einen Stand und einen Zuständigen. Der Melder sieht, was passiert, und ruft nicht an, um es zu erfahren.
- Serienbriefe und Postausgang
- Ankündigungen, Einladungen und Abrechnungen gehen an die richtige Empfängergruppe, als Brief oder als Mail, aus einer Vorlage mit Ihren Daten.
- Termine und Erinnerungen
- Besichtigung, Ablesung, Wartung, Rückruf: Der Termin hängt am Vorgang und nicht im Kopf der Kollegin, die gerade im Urlaub ist.
- Kurznachricht bei Störungen
- Aufzug steht, Wasser ist ab: Die betroffenen Einheiten bekommen eine kurze Nachricht. Den Text geben Sie frei, die Empfängerliste kommt aus dem Objekt.
Unterlagen und Stammdaten
- Ablage mit lesbaren Namen
- Jedes Dokument landet im Ordner des Objekts, benannt nach demselben Muster, ob es aus der Mail, dem Scanner oder Ihrer Cloud kommt.
- Datenübernahme
- Beim Wechsel der Verwaltungssoftware oder beim Zukauf eines Bestands werden Stammdaten übernommen, abgeglichen und auf Lücken geprüft, bevor damit gearbeitet wird.
- Eigentümer und Beiräte
- Wer seit wann Eigentümer ist, welche Anteile dazugehören und wer im Beirat sitzt: ein Stand, den Abrechnung, Einladung und Beschluss-Sammlung gemeinsam nutzen.
Das ist keine Liste zum Abhaken und kein Paket, das man bestellt. Kaum eine Verwaltung braucht alles davon, und niemand fängt mit allem an: Wir nehmen die zwei oder drei Vorgänge, die bei Ihnen am meisten Zeit kosten, der Rest kommt später oder gar nicht.
Freigaben
Was bei Ihnen bleibt
Nichts verlässt ohne Ihre Freigabe das Haus. Kein Auftrag an einen Handwerker, keine Nachricht an einen Eigentümer, keine Zahlung. Das System bereitet vor und legt Ihnen den fertigen Vorgang hin. Bei allem, was Geld kostet oder rechtlich bindet, gilt das doppelt.
- Aufträge, Eigentümernachrichten und Zahlungen gehen erst nach Freigabe raus.
- Als Verwalter führen Sie fremde Gelder. Deshalb rührt keine Automatisierung Zahlungsvorgänge ohne Vier-Augen-Freigabe an.
- Jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert: wer, was, wann, auf welcher Grundlage.
- Objektdaten, Eigentümerlisten und Beschlusssammlung bleiben in Ihren Systemen.
Ihr Programm
Wenn Ihre Verwaltersoftware jetzt auch KI kann
Die Frage kommt in jedem zweiten Gespräch, und sie ist berechtigt. casavi hat im September 2025 MANAGBL.AI übernommen und bietet seither einen KI-Telefonassistenten, der Anrufe annimmt, mitschreibt und einem Objekt zuordnet. DOMUS, etg24 und facilioo bauen Vergleichbares ein. Das ist im Update dabei und kostet Sie nichts extra. Hier steht, wann das reicht und wann nicht.
Dann reicht es
- Anrufe werden angenommen, mitgeschrieben und als Vorgang abgelegt, statt auf einem Zettel zu landen.
- Die Zuordnung auf das Objekt genügt Ihnen, weil Ihre Sachbearbeiterin die Einheit ohnehin im Kopf hat.
- Sie verwalten einen überschaubaren Bestand, und der Posteingang ist an einem Vormittag erledigt.
- Alles Wichtige passiert in diesem einen Programm, und Papier spielt bei Ihnen kaum noch eine Rolle.
Dann reicht es nicht
- Zugeordnet werden muss auf Einheit und Partei, nicht nur auf das Objekt. Dafür braucht es Ihre Stammdaten und ein Regelwerk, das seine Treffer begründet.
- Post kommt über Mail, Portal, Papier und Telefon herein. Ein Modul, das nur seinen eigenen Kanal kennt, sortiert den Rest nicht mit.
- Fristen sollen gerechnet werden, nicht aus einem Schreiben abgelesen: § 556 Abs. 3 BGB, § 573c BGB, § 24 Abs. 4 WEG, jeweils mit Rechenweg und Norm daneben.
- Ein Schreiben, das sich über Mängel beschwert und nebenbei kündigt, muss als Kündigung laufen, weil nur die Kündigung eine Frist in Gang setzt. Solche Vorrangregeln kennt ein allgemeines Modul nicht.
- Sie wollen nachlesen können, warum eine Zuordnung so ausgefallen ist, statt einem Prozentwert zu glauben. Unterhalb der Schwelle soll das Feld leer bleiben, statt geraten zu werden.
Wenn Sie nach dieser Liste beim Modul Ihrer Software bleiben, ist das ein gutes Ergebnis: Sie haben sich eine Anschaffung gespart. Der kostenlose Check beantwortet genau diese Frage in 45 Minuten, bevor irgendjemand ein Angebot schreibt.
Einwände
Was Sie sich jetzt fragen
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Wir ersetzen nichts. Ihre Verwaltersoftware, Ihre Buchhaltung und Ihre Ablage bleiben, wo sie sind. Wir bauen die Verbindung dazwischen.
- Wir haben niemanden für IT.
- Brauchen Sie auch nicht. Wir richten es ein und betreuen es. Bei Ihnen bedient es jemand, der vorher Excel bedient hat.
- Was ist, wenn die Automatik ausfällt?
- Dann läuft der Vorgang weiter wie vorher, nur von Hand. Wir bauen nichts, dessen Ausfall Ihre Verwaltung anhält.
- Gehen unsere Daten in eine Cloud?
- Nur wenn Sie das wollen. Sonst läuft alles auf einem Rechner in Ihrem Büro oder auf Ihrem eigenen Server.
- Und wenn sich das bei uns nicht rechnet?
- Dann sagen wir das im Check, vor jedem Angebot. Das ist der Grund, warum der Check kostenlos ist.
Aufwand & Zeitrahmen
Ein Vorgang, nicht Ihre ganze Verwaltung
Wir fangen mit einem Vorgang an. Welcher das ist, ergibt sich aus dem kostenlosen Check. Der erste Vorgang läuft vier bis sechs Wochen nach Ihrer Freigabe, sechs statt vier, wenn Ihre Programme keine Schnittstelle haben und wir über die Dateien gehen, die sie ohnehin ausgeben. Was danach kommt, entscheiden Sie, wenn Sie gesehen haben, dass es funktioniert.
Nehmen wir eine Schadensmeldung und rechnen sie durch.
45 Minuten, kostenlos, per Video oder bei Ihnen im Büro. Wir halten fest, wie oft der Vorgang im Monat vorkommt, wie viele Minuten er kostet und wie viel davon jedes Mal gleich ist. Mit oder ohne Zusammenarbeit danach.
Weiterlesen
Wenn Sie tiefer einsteigen wollen
- LeistungDokumenten-IntelligenzWie Rechnungen, Verträge und Schriftverkehr dem richtigen Objekt zugeordnet werden.
- RechenbeispielWas eine Schadensmeldung kostetGenau dieser Vorgang, Schritt für Schritt durchgerechnet, mit offengelegten Annahmen.
- BeitragKI-Automatisierung in der HausverwaltungDie fünf Vorgänge dieser Seite ausführlich, mit dem, was dabei nicht automatisiert wird.