Ingenieur- & Planungsbüros
Projekt, Ausschreibung, Termin, Nachtrag
Für Architektur-, TGA-, Tragwerks- und Planungsbüros, in denen die fachliche Arbeit an der Dokumentenlast hängt. Ausschreibungen mit zweihundert Seiten, Protokolle nach jedem Termin, Nachträge, die zu spät auffallen. Diese Strecken bauen wir um.
Ausschreibungen durchsuchbar
Anforderungen, Normen, Fristen und Mengen aus dem Vergabepaket herausgelesen.
Protokolle ohne Abend
Aus Notizen und Aufzeichnung entsteht das Protokoll mit Aufgaben und Terminen.
Nachträge fallen auf
Abweichungen von der beauftragten Leistung werden sichtbar, solange sie noch zählen.
Aus der Werkstatt
Eine fertige Anwendung, kein Konzeptpapier
Das Planungs-Cockpit ist eine Browser-Anwendung, die wir gebaut haben und die Sie sich ansehen können. Aus einem Vergabepaket liest sie die Eckpunkte heraus und legt zu jeder Angabe die Seitenzahl daneben. Das Honorar rechnet sie nach HOAI, einschließlich der Interpolation zwischen zwei Tafelzeilen, die von Hand am häufigsten schiefgeht. Protokollpunkte laufen über Termine mit und tragen ihre Herkunft. Und bei einem Nachtrag prüft sie die Voraussetzungen, die im Gesetz und in der VOB/B stehen — sie entscheidet nichts, aber sie stellt die Frage rechtzeitig statt bei der Schlussrechnung.
Technik
Next.js, PostgreSQL und Docker, in Containern auf einem Rechner in Ihrem Büro oder auf einem eigenen Server. Die vier Rechenkerne — HOAI, Vergabe- und Bauvertragsfristen, die Auswertung des Vergabepakets und die Nachtragsprüfung — sind reine Rechnung ohne Datenbank und ohne Netz. Deshalb lassen sie sich einzeln prüfen, und für jeden gibt es eine Probe, deren Erwartungen von Hand aus der Honorartafel und am Kalender nachgerechnet sind. Der Feiertagskalender steht auf Baden-Württemberg; Feiertage sind Ländersache. Die Anwendung ist eine Rechenhilfe und ersetzt weder die Prüfung der Vergabeunterlagen noch die rechtliche Beurteilung eines Nachtrags.
Zu den Bildern
Die Screenshots stammen aus einer Demo-Installation eines erfundenen „Planungsbüros Muster“. Alle sichtbaren Bauherren, Vergabestellen, Projekte, Honorare und Nachträge sind erfunden, und zwar erkennbar: Namen ausschließlich als „Muster…“-Platzhalter. Echte Projektdaten zeigen wir nicht, auch nicht auf Anfrage. Die Auswertung der Vergabepakete steht nicht in den Demodaten, sondern wird vom Regelwerk gerechnet — was auf dem Bild steht, ist das, was die Anwendung produziert.
Wir führen die Anwendung in 20 Minuten vor, an erfundenen Daten und ohne Verpflichtung.
Vorführung vereinbarenIndividuelle Lösungen
Für Ihren Fall gebaut, nicht von der Stange
Wir verkaufen keine fertige Software. Jede Anwendung, die Sie auf diesen Seiten sehen, ist für einen einzelnen Betrieb entstanden und sähe bei Ihnen anders aus, weil Ihre Abläufe, Ihre Programme und Ihre Zuständigkeiten andere sind. Wir bauen jede Lösung um Ihren Anwendungsfall herum, und die Vorlage dafür ist Ihr Betrieb.
Ihr Ablauf gibt die Form vor.
Wir bilden nach, wie bei Ihnen gearbeitet wird, statt Ihnen den Ablauf einer fremden Software beizubringen.
Ihre Wörter, Ihre Formulare.
Bezeichnungen, Felder, Vorlagen und Ausdrucke kommen aus Ihrem Haus. Niemand muss erst lernen, was eine Standardmaske meint.
Was Sie nicht brauchen, bauen wir nicht.
Kein Funktionsumfang, den Sie mitbezahlen und den niemand öffnet. Der Zuschnitt entsteht aus Ihrem Vorgang, nicht aus einer Preisliste.
Vorgänge
Was wir übernehmen
Fünf Vorgänge zwischen Ausschreibung und Abnahme. Die fachliche Planung bleibt vollständig bei Ihnen.
Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse durchsuchbar machen
Aus dem Vergabepaket werden die Eckpunkte herausgelesen: Leistungsumfang, Fristen, geforderte Nachweise, Normen, Mengen und Besonderheiten, mit Verweis auf die Fundstelle. Sie sehen in Minuten, ob sich eine Teilnahme lohnt, statt in Stunden.
Heute
Zweihundert Seiten lesen, um eine Ja-Nein-Entscheidung zu treffen.
Danach
Eine Zusammenstellung mit Fundstellen, aus der die Entscheidung fällt.
Vom Leistungsverzeichnis zum Honorarangebot
Aus dem erfassten Leistungsumfang, vergleichbaren Projekten und Ihren Ansätzen entsteht ein Angebotsentwurf, nach HOAI oder nach Ihrer eigenen Kalkulation. Der Entwurf ist Ausgangspunkt für Ihre Prüfung, nicht deren Ersatz.
Heute
Jedes Angebot wird aus dem letzten kopiert und mühsam angepasst.
Danach
Der Entwurf steht mit Positionen und Ansätzen, die Prüfung bleibt fachlich.
Termine, Fristen und Nachträge im Blick
Abgabetermine, Prüffristen, Genehmigungszeiträume und vertragliche Fristen laufen als Vorgang mit Vorlauf. Anforderungen, die über die beauftragte Leistung hinausgehen, werden erkannt und als möglicher Nachtrag angezeigt, solange er sich noch geltend machen lässt.
Heute
Nachträge fallen auf, wenn sie nicht mehr durchsetzbar sind.
Danach
Abweichungen erscheinen als Hinweis mit Bezug zum Vertragstext.
Protokolle, Bautagebuch und Mängellisten
Aus Notizen, Sprachaufzeichnung und Fotos entsteht das Protokoll in Ihrer Vorlage, mit Beschlüssen, Zuständigkeiten und Terminen. Mängel werden als Liste mit Fotos und Ort geführt und beim nächsten Termin automatisch wieder vorgelegt.
Heute
Das Protokoll entsteht abends aus dem Gedächtnis, die Mängelliste in Excel.
Danach
Das Protokoll liegt am selben Tag zur Prüfung vor, Aufgaben haben Termine.
Projektablage, Ausschreibungssoftware und Buchhaltung verbinden
Projektablage, Ausschreibungssoftware, Zeiterfassung und Buchhaltung kennen dieselben Projekte, aber nicht voneinander. Wir bauen die Verbindungen, sodass ein Projektstand ohne Suchen in vier Systemen ablesbar ist.
Heute
Der Projektstand entsteht durch Nachfragen bei drei Kollegen.
Danach
Ein Blick auf das Projekt genügt: Stunden, Kosten, offene Punkte, Fristen.
Weitere Vorgänge
Alles, was neben dem Projekt auch noch läuft
Die Vorgänge oben kosten am meisten Zeit. Daneben läuft in jedem Büro eine Liste kleinerer Abläufe, die genauso jede Woche wiederkehren. Wir automatisieren sie nach demselben Muster: Der Vorgang wird vorbereitet, Sie geben frei.
Ausschreibung und Honorar
- Eckpunkte aus dem Vergabepaket
- Leistungsumfang, Fristen, geforderte Nachweise, Normen und Mengen werden herausgelesen, jede Angabe mit ihrer Seitenzahl. In Minuten statt in Stunden.
- Mindestfristen
- Ob die Angebotsfrist die gesetzliche Mindestfrist einhält, wird gerechnet und nicht überschlagen, mit der Vorschrift daneben.
- Honorar nach HOAI
- Anrechenbare Kosten, Zone, Tafelwert und die Interpolation zwischen zwei Zeilen, die von Hand am häufigsten schiefgeht.
- Leistungsphasen
- Was in welcher Phase erbracht und abgerechnet ist, läuft mit. Teilschlussrechnungen entstehen aus dem Stand und nicht aus dem Gedächtnis.
Projekt und Termine
- Projektakte
- Beteiligte, Verträge, Pläne, Protokolle und offene Punkte an einer Stelle, auch wenn drei Büros am selben Projekt arbeiten.
- Protokolle
- Punkte laufen über Termine mit und tragen ihre Herkunft. Was offen ist, bleibt sichtbar, bis es erledigt ist.
- Termine und Fristen
- Abgabe, Rüge, Prüffrist, Abnahme: gerechnet aus der Regel, mit Vorfrist und Zuständigem.
- Mängel
- Jeder Mangel mit Ort, Foto, Verantwortlichem und Frist. Die Nachverfolgung führt sich selbst, statt in einer Tabelle zu veralten.
Nachträge und Zahlen
- Nachtragsprüfung
- Die Voraussetzungen aus Gesetz und VOB/B werden geprüft und die Frage rechtzeitig gestellt, nicht erst bei der Schlussrechnung. Entschieden wird im Büro.
- Ablage mit lesbaren Namen
- Jedes Dokument landet im Ordner des Projekts, benannt nach demselben Muster, ob es aus der Mail, vom Scanner oder von der Plattform kommt.
- Anschluss an Ihre Programme
- Ausschreibungsprogramm, Buchhaltung und die Plattformen der Auftraggeber werden angebunden, damit dieselbe Angabe nicht dreimal getippt wird.
- Auswertungen
- Angebotsquote, Stunden gegen Honorar, offene Nachträge. Jede Zahl ist zugleich ein Filter: ein Klick führt in die Liste dahinter.
Das ist keine Liste zum Abhaken und kein Paket, das man bestellt. Kaum ein Betrieb braucht alles davon, und niemand fängt mit allem an: Wir nehmen die zwei oder drei Vorgänge, die bei Ihnen am meisten Zeit kosten, der Rest kommt später oder gar nicht.
Freigaben
Was bei Ihnen bleibt
Planung, Bemessung und die fachliche Beurteilung eines Sachverhalts bleiben vollständig bei Ihnen. Wir automatisieren die Wege dorthin und zurück.
- Keine Bemessung, keine Nachweisführung, keine planerische Entscheidung durch das System.
- Angebote, Protokolle und Nachträge gehen erst nach Ihrer Prüfung raus.
- Jede Auswertung aus einem Vergabepaket verweist auf die Fundstelle im Original: nachprüfbar statt behauptet.
- Projekt- und Kundendaten bleiben in Ihren Systemen; auf Wunsch läuft das Modell im eigenen Haus.
Ihr Programm
Wenn Ihre Planungssoftware KI anbietet
AVA- und Projektsoftware bewirbt inzwischen KI-Funktionen für Ausschreibungstexte und Dokumentensuche. Beim Durchsuchen von 200 Seiten hilft das wirklich. Bei Honorar und Nachtrag entscheidet dagegen, ob die Zahl belegt ist. Hier steht, wo die Grenze verläuft.
Dann reicht es
- 200 Seiten Ausschreibung sollen durchsucht werden, und jemand liest die Fundstellen ohnehin nach.
- Das Honorar rechnen Sie mit einer Tabelle, die Sie seit Jahren pflegen.
- Nachträge sind bei Ihnen seltene Einzelfälle, die der Projektleiter persönlich prüft.
- Termine hängen an wenigen Projekten, die alle im selben Kalender stehen.
Dann reicht es nicht
- Das Honorar soll nach HOAI 2021 gerechnet werden, mit linearer Interpolation nach § 13 und beiden Stützstellen im Rechenweg.
- Außerhalb der Honorartafel darf nicht extrapoliert werden. Ein Modul, das trotzdem eine Zahl liefert, ist gefährlicher als gar keines.
- An jeder Zahl muss stehen, dass die Tafelwerte seit dem EuGH-Urteil vom 04.07.2019 (C-377/17) und der Novelle 2021 Orientierungswerte sind und keine verbindlichen Mindestsätze.
- Nachträge sollen gegen VOB/B und BGB geprüft werden: § 2 Abs. 6 mit Ankündigung vor Ausführungsbeginn, § 2 Abs. 3 ab zehn Prozent Mengenabweichung, § 650b BGB mit der Einigungsfrist von dreißig Tagen.
- Bei Mengenabweichung gilt der neue Einheitspreis nur für die Menge über 110 Prozent. Diese Regel gehört in die Anwendung, nicht in den Kopf des Bearbeiters.
Wenn Sie nach dieser Liste beim Modul Ihrer Software bleiben, ist das ein gutes Ergebnis: Sie haben sich eine Anschaffung gespart. Der kostenlose Check beantwortet genau diese Frage in 45 Minuten, bevor irgendjemand ein Angebot schreibt.
Einwände
Was Sie sich jetzt fragen
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Wir ersetzen nichts. Ihre Ausschreibungssoftware, Ihre Projektablage und Ihre Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Wir bauen die Verbindung dazwischen.
- Wir haben niemanden für IT.
- Brauchen Sie auch nicht. Wir richten es ein und betreuen es. Bei Ihnen bedient es jemand, der vorher Excel bedient hat.
- Was ist, wenn die Automatik ausfällt?
- Dann läuft der Vorgang weiter wie vorher, nur von Hand. Wir bauen nichts, dessen Ausfall Ihr Büro anhält.
- Gehen unsere Daten in eine Cloud?
- Nur wenn Sie das wollen. Sonst läuft alles auf einem Rechner in Ihrem Büro oder auf Ihrem eigenen Server.
- Und wenn sich das bei uns nicht rechnet?
- Dann sagen wir das im Check, vor jedem Angebot. Das ist der Grund, warum der Check kostenlos ist.
Aufwand & Zeitrahmen
Ein Vorgang, wenige Wochen
Meistens beginnen wir bei der Ausschreibungsauswertung oder bei den Protokollen. Beides wiederholt sich in jedem Projekt gleich. Welcher Vorgang es bei Ihnen ist, ergibt sich aus dem kostenlosen Check. Der erste läuft vier bis sechs Wochen nach Ihrer Freigabe.
Nehmen wir Ihre letzte Ausschreibung als Beispiel.
45 Minuten, kostenlos, per Video oder bei Ihnen im Büro. Wir schauen uns an, wie viele Stunden pro Projekt in Auswertung und Protokollarbeit gehen und welcher Teil davon jedes Mal gleich ist. Mit oder ohne Zusammenarbeit danach.
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