Modellrechnung
Eine Schadensmeldung,
einmal durchgerechnet
Der Markt wirbt mit „bis zu 80 Prozent weniger manuelle Arbeit“ und legt nie eine Rechnung vor. Hier ist eine, mit allen Annahmen offen. Sie ist kleiner als jedes Werbeversprechen, und sie lässt sich nachprüfen.
Wichtig: Das ist ein Rechenbeispiel und kein Kundenfall. Der Betrieb unten ist erfunden, die Zahlen sind plausible Annahmen und keine Messung. Was bei Ihnen herauskommt, ergibt sich aus Ihren eigenen drei Zahlen im kostenlosen Check.
Der Modellbetrieb
Wovon wir ausgehen
Eine Hausverwaltung mit neun Leuten im Büro und rund 1.400 verwalteten Einheiten. Schadensmeldungen kommen per Telefon, per Mail und über das Mieterportal herein. Es gibt eine Verwaltersoftware, eine Buchhaltung und einen Ordner mit Handwerkerkontakten. Nichts davon spricht miteinander.
- Einheiten
- rund 1.400
- Büro
- 9 Personen
- Kanäle
- Telefon, Mail, Portal
- Bürostundensatz
- 45 € Vollkosten
Der Weg heute
Sechs Schritte, 25 Minuten
So läuft eine einzelne Schadensmeldung, von der ersten Berührung bis zur Ablage. Die Minuten sind Annahmen, aber es sind keine geschönten: Unterbrechungen und Rückfragen sind eingerechnet, weil sie in der Wirklichkeit auch anfallen.
- 014 Min.
Meldung entgegennehmen und notieren
Am Telefon mitschreiben oder die Mail lesen und das Wesentliche herausziehen.
- 025 Min.
Objekt, Einheit und Partei heraussuchen
Der Melder nennt selten die Einheitennummer. Gesucht wird über Name, Adresse oder Rückruf.
- 033 Min.
Zuständigkeit und Versicherungsfall prüfen
Mietersache, Eigentümersache, Gemeinschaftseigentum, Versicherung. Die Antwort steht in vier verschiedenen Unterlagen.
- 046 Min.
Handwerker auswählen und beauftragen
Wer ist zuständig, wer hat Kapazität, wer war beim letzten Mal an dem Objekt.
- 053 Min.
Mieter über den Termin informieren
Anrufen oder schreiben, oft zweimal, weil beim ersten Versuch niemand rangeht.
- 064 Min.
Rückmeldung nachhalten und ablegen
Kam der Handwerker, ist es erledigt, liegt die Rechnung vor, ist alles am richtigen Objekt abgelegt.
- 25 Minuten je Meldung
Die Rechnung
Was dieser Vorgang heute kostet
Drei Zahlen, eine Multiplikation. Bis hierher ist nichts behauptet: Das ist Arithmetik aus den Annahmen oben, und Sie können jede davon durch Ihre eigene ersetzen.
- Häufigkeit
90 Meldungen im Monat
Bei 1.400 Einheiten eine zurückhaltende Annahme.
- Dauer
25 Minuten je Meldung
Die Summe der sechs Schritte oben.
- Zeit gesamt
37,5 Stunden im Monat
90 × 25 Minuten, geteilt durch 60.
- Im Jahr
450 Stunden
Rund elf Arbeitswochen einer Vollzeitkraft.
- In Euro
1.688 € im Monat, 20.250 € im Jahr
Bei 45 € Bürostundensatz in Vollkosten.
Der Standardanteil
Wie viel davon läuft jedes Mal gleich?
Das ist die dritte der drei Zahlen und die einzige, die man schätzen muss. In diesem Modell sind es 60 Prozent: Schritt 1, 2, 3 und 6 laufen weitgehend nach demselben Muster, Schritt 4 und 5 sind Entscheidung und Kontakt.
22,5 Stunden im Monat, 12.150 € im Jahr
60 Prozent von 37,5 Stunden. Das ist die Obergrenze dessen, worüber sich überhaupt reden lässt.
Ab hier wird es zur Annahme
Was davon tatsächlich wegfällt
Eine Automatisierung nimmt nicht den ganzen Standardanteil. Es bleibt Kontrolle, es bleiben Ausnahmen, und es bleibt Nacharbeit an den Fällen, die das Regelwerk nicht sicher zuordnen konnte. Wir rechnen in diesem Modell damit, dass ein Viertel des Standardanteils als Kontroll- und Ausnahmezeit bestehen bleibt.
rund 17 Stunden im Monat, rund 9.100 € im Jahr
Diese letzte Zahl ist eine Annahme und keine Messung. Sie ist der einzige Schritt in dieser Rechnung, den wir nicht belegen können, und wir schreiben ihn deshalb ausdrücklich dazu, statt ihn in einer Prozentzahl verschwinden zu lassen. Was bei Ihnen übrig bleibt, zeigt sich erst im Betrieb.
Was bleibt
Was ein Mensch weiter macht
- Die Auswahl des Handwerkers. Wer zu welchem Objekt passt, weiß Ihre Sachbearbeiterin und kein Regelwerk.
- Jede Freigabe, die Geld kostet oder rechtlich bindet. Bei einem Verwalter, der fremde Gelder führt, gilt das doppelt.
- Die Fälle, die das Regelwerk nicht sicher zuordnen konnte. Sie landen in einer eigenen Liste, statt geraten zu werden.
- Das Gespräch mit dem Mieter, wenn es eskaliert. Automatisiert wird der Verwaltungsweg, nicht der Umgang mit Menschen.
Diese Rechnung ist erfunden.
Ihre wäre es nicht.
Das Modell oben zeigt, wie die Rechnung aufgebaut ist, nicht was bei Ihnen herauskommt. Ihre Häufigkeit ist eine andere, Ihre Minuten sind andere, und Ihr Standardanteil ist es erst recht. Der kostenlose Check hält genau diese drei Zahlen für einen Ihrer Vorgänge fest, und wenn die Rechnung gegen eine Automatisierung ausfällt, sagen wir das.