Auf einen Blick: die fünf Vorgänge
- Mandantenpost, Belege und Behördenpost getrennt und der Akte zugeordnet
- Mandatsannahme ohne Formularmarathon
- Fristen, die niemand mehr im Kopf haben muss
- Die Mandantenakte, die sich selbst führt
- Kanzleisoftware, Buchhaltung und Mandantenportal verbunden
Vor der Zeitersparnis steht die Verschwiegenheit
Für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer ist der Umgang mit Mandantendaten kein Nebenaspekt eines IT-Projekts, sondern seine Voraussetzung. Wo § 203 StGB gilt, ist die Frage, welches System welche Inhalte zu sehen bekommt, vor jeder Frage nach Aufwand und Nutzen zu klären.
Das schließt Automatisierung nicht aus, es bestimmt nur ihre Bauform. Sprachmodelle lassen sich vollständig in der eigenen Infrastruktur betreiben. Das Modell läuft dann auf einem Rechner in Ihrer Kanzlei oder auf Ihrem eigenen Server, und kein Mandantendatum verlässt das Haus. Das ist technisch aufwendiger als ein Zugang zu einem Clouddienst und in vielen Kanzleien die einzige Variante, die überhaupt zur Diskussion steht.
“Wo die Modelle laufen und welche Daten sie überhaupt sehen dürfen, steht am Anfang des Projekts und nicht am Ende.
Was sich wie verändert
Wie es heute läuft
- Fünf Kanäle, aus denen jemand jeden Morgen einen sortierten Stapel machen muss.
- Für jedes neue Mandat wird derselbe Satz Dokumente von Hand zusammengestellt.
- Die Fristenkontrolle hängt an zwei Personen und ihrem Gedächtnis.
- Ablage nach dem Prinzip: wer sie anlegt, benennt sie anders.
- Derselbe Mandant wird in drei Systemen gepflegt und in zweien vergessen.
Wie es danach läuft
- Ein Eingangskorb pro Kategorie, jede Position bereits einer Akte zugeordnet.
- Der vollständige Satz liegt vorbefüllt zur Prüfung und Unterschrift bereit.
- Jede Frist hat einen Eintrag, eine Vorfrist und zwei Personen, die sie sehen.
- Eine Aktenstruktur, die auch dann trägt, wenn die Kollegin im Urlaub ist.
- Ein Stammsatz, überall aktuell. Eine Rückfrage ist mit einem Blick beantwortet.
1. Die Eingangspost trennt sich
Jeder Eingang wird gelesen, dem Mandanten und der Akte zugeordnet und in die richtige Kategorie gelegt: Beleg, Behördenpost, Mandantenanliegen, Fristsache. Fristsachen werden markiert und nach oben gezogen, bevor jemand sie überliest. Aus fünf Kanälen wird ein Eingangskorb pro Kategorie.
Das ist der Vorgang, der sich in fast jeder Kanzlei zuerst rechnet, weil er täglich anfällt, weil er keine fachliche Beurteilung enthält und weil sein Ergebnis sofort sichtbar ist.
2. Mandatsannahme ohne Formularmarathon
Aus den Angaben des neuen Mandanten entstehen Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandatsbedingungen und die angelegte Akte, vorbefüllt und vollständig. Auch die Identitätsprüfung und die Ablage der Nachweise laufen als geführter Vorgang, sodass am Ende nichts fehlt, was später jemand nachfordern müsste.
3. Fristen, die niemand mehr im Kopf haben muss
Fristen, Voranmeldungen und Wiedervorlagen werden aus der Eingangspost erkannt und als Vorgang mit Vor- und Endfrist angelegt. Vorfristen melden sich rechtzeitig, offene Fristen erscheinen in der Tagesliste des Zuständigen und zusätzlich in der des Partners.
Rechnen ist nicht beurteilen
Das System rechnet eine Frist aus, wo der Rechenweg feststeht: vier Tage Bekanntgabefiktion, ein Monat Einspruchsfrist, Verschiebung auf den nächsten Werktag. Der Rechenweg steht mit Norm daneben, damit er nachprüfbar ist. Ob diese Frist im konkreten Fall die richtige ist, bleibt eine fachliche Beurteilung und damit Ihre. Es ist eine Rechenhilfe, keine Rechtsberatung.
4. Die Mandantenakte, die sich selbst führt
Dokumente werden erkannt, benannt, versioniert und in die richtige Aktenstruktur einsortiert. Nach Ihrer Systematik, nicht nach einer fremden. Fehlende Unterlagen werden als offener Punkt geführt und beim Mandanten nachgefasst, sodass der Stand einer Akte ablesbar ist, ohne dass jemand sie durchblättert.
5. Kanzleisoftware, Buchhaltung und Mandantenportal
Ihre Fachanwendung, die Buchhaltung, Ihre Dokumentenablage und das Mandantenportal kennen dieselben Mandanten und dieselben Vorgänge, fragen aber nie beim anderen nach. Wir bauen die Verbindungen dazwischen, ohne dass eines dieser Programme abgelöst wird.
Ohne Systemwechsel
Ihre Kanzleisoftware bleibt, wo sie ist. Ihre Dokumentenablage und Ihr Fristenbuch ebenfalls. Wo die Programme eine Schnittstelle vorsehen, nutzen wir sie. Wo nicht, nehmen wir den Weg, den auch eine Mitarbeiterin nimmt. Der Austausch der Fachanwendung ist in keinem der fünf Vorgänge nötig.
Was bei Ihnen bleibt
Nichts geht ohne Ihre Freigabe an Mandanten, Gerichte oder Behörden. Das System bereitet vor, Sie zeichnen. Die fachliche und berufsrechtliche Beurteilung eines Vorgangs bleibt vollständig bei Ihnen.
Dazu gehört die organisatorische Seite: Wir stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentieren, wer wann worauf zugreifen konnte. Beim Projektende bekommen Sie Ihre Daten heraus, und wir löschen nachweisbar.
Womit anfangen
Mit einem Vorgang, nicht mit Ihrer Kanzleisoftware. In einer Kanzlei steht vor jeder Zeile Programm die Frage, wo die Modelle laufen und welche Daten sie überhaupt sehen dürfen. Ist das geklärt, ist die Eingangspost meistens der erste Kandidat: Sie fällt täglich an, sie hat immer dieselbe Form, und ihr Ergebnis sieht man am nächsten Morgen.
Ein einzelner, klar abgegrenzter Vorgang ist in wenigen Wochen im Betrieb. Ob der nächste folgt, entscheiden Sie, wenn Sie gesehen haben, dass der erste trägt.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Kanzleisoftware wechseln?
Nein. Wir ersetzen nichts. Ihre Kanzleisoftware, Ihre Dokumentenablage und Ihr Fristenbuch bleiben, wo sie sind. Wir bauen die Verbindung dazwischen.
Verlassen Mandantendaten die Kanzlei?
Nur wenn Sie das wollen. Auf Wunsch laufen die Sprachmodelle vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur, auf einem Rechner in Ihrer Kanzlei oder auf Ihrem eigenen Server. Dann verlässt kein Mandantendatum Ihr Haus.
Berechnet das System Fristen selbst?
Ja, dort wo der Rechenweg feststeht, und es legt ihn offen: vier Tage Bekanntgabefiktion nach § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO, ein Monat nach § 355 AO, Verschiebung auf den nächsten Werktag nach § 108 Abs. 3 AO. Dazu legt es den Vorgang mit Vor- und Endfrist an. Ob diese Frist im konkreten Fall gilt, ist eine fachliche Beurteilung und bleibt bei Ihnen. Es ist eine Rechenhilfe, keine Rechtsberatung.
Wie ist das mit der Verschwiegenheit nach § 203 StGB?
Deshalb steht die Frage, wo die Modelle laufen, am Anfang des Projekts. Wir stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentieren, wer wann worauf zugreifen konnte. Beim Projektende bekommen Sie Ihre Daten heraus, und wir löschen nachweisbar.
Was ist, wenn die Automatik ausfällt?
Dann läuft der Vorgang weiter wie vorher, nur von Hand. Wir bauen nichts, dessen Ausfall Ihre Kanzlei anhält.
Wir haben niemanden für IT. Geht das trotzdem?
Ja. Wir richten es ein und betreuen es. Bei Ihnen bedient es jemand, der vorher Excel bedient hat.