Eingehende Post dem Vorgang zuordnen
Nicht einem Ordner, sondern dem Objekt, dem Mandat oder dem Auftrag. Dafür braucht es Ihre Stammdaten, und die liegen selten in Microsoft 365.
Integration
Microsoft 365,
da wo die Arbeit ohnehin liegt
Outlook, SharePoint und Teams sind in den meisten Betrieben längst da und bezahlt. Der Posteingang liegt in Outlook, die Unterlagen liegen in SharePoint, und zwischen beidem sitzt ein Mensch und sortiert. Genau dieser Weg lässt sich abkürzen, ohne dass jemand etwas Neues lernen muss.
Das bleibt
Was Ihr Programm weiter macht
- Outlook als Postfach, mit den Ordnern und Regeln, die es schon gibt.
- SharePoint und OneDrive als Ablage. Wir bauen keine zweite Dokumentenhaltung auf.
- Teams als Ort, an dem geredet wird. Wir setzen nichts daneben, das auch Nachrichten verschickt.
- Ihre bestehende Rechtevergabe. Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt es auch von uns nicht zitiert.
Wir lösen nichts ab
Das ist keine Ablösung und kein Umzug. Ihr Programm bleibt führend für seine Daten, behält seine Oberfläche und seine Abläufe. Wir setzen uns daneben und übernehmen die Wege, die heute zwischen den Programmen von Hand laufen. Wenn Sie uns morgen abschalten, arbeitet Ihr Programm weiter wie vorher.
Die Grenze
Wo wir dazukommen
Microsoft liefert für vieles Bordmittel mit. Sie helfen dort, wo eine Aufgabe für alle Betriebe gleich aussieht. Sie helfen nicht dort, wo Ihr Vorgang Ihr Vorgang ist.
Ein Assistent, der aus Ihrer Ablage antwortet
Mit Fundstelle, damit man nachschlagen kann, und mit einem Nein, wenn nichts da ist. Gespeichert wird der Verweis, die Datei bleibt in SharePoint.
Vorgänge über Programmgrenzen hinweg
Ein Ablauf endet selten in Microsoft 365. Er beginnt dort und geht weiter in die Branchensoftware, die Buchhaltung oder die Prüfsoftware.
Nachvollziehbarkeit statt Automatik
Unter jedem Vorschlag steht, welche Regeln gegriffen haben. Unterhalb der Schwelle bleibt das Feld leer, statt geraten zu werden.
Technisch
Wie wir anbinden
Microsoft 365 hat eine dokumentierte Schnittstelle, über die sich Postfächer, Dateien und Kalender lesen lassen. Wir nutzen sie mit einem Zugang, der so eng gefasst ist wie möglich, und wir nutzen sie lesend.
- Ein eigener Zugang mit genau den Rechten, die der Vorgang braucht, und keinem mehr.
- Die Rechtevergabe aus Ihrem Verzeichnis gilt weiter. Wir hebeln sie nicht aus.
- Keine zweite Ablage. Gespeichert wird der Verweis auf das Dokument, nicht das Dokument.
- Wenn die Inhalte das Haus nicht verlassen dürfen, läuft das Sprachmodell auf Ihrem eigenen Server und nicht bei einem Anbieter.
Einwände
Was Sie sich jetzt fragen
- Bekommt dann jeder alles zu sehen?
- Nein. Die Berechtigungen kommen aus Ihrem Verzeichnis und gelten weiter. Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt es auch nicht zitiert.
- Gehen unsere Mails damit zu einem KI-Anbieter?
- Nur wenn Sie das wollen. Wo es nicht sein darf, läuft das Sprachmodell auf einem Rechner in Ihrem Haus, und dann verlässt keine Anfrage Ihr Netz.
- Können wir das nicht mit den Bordmitteln bauen?
- Für einfache Regeln ja, und dann sollten Sie das auch tun. Es trägt so weit, wie der Vorgang in Microsoft 365 bleibt. Sobald Ihre Stammdaten woanders liegen oder eine Zuordnung begründet werden muss, hört es auf.
- Was, wenn wir später wechseln?
- Dann wechselt die Anbindung mit. Was wir bauen, hängt am Vorgang und nicht an einem Hersteller. Deshalb entsteht auch keine zweite Ablage, aus der man sich erst wieder herausarbeiten müsste.
Stand der Angaben: Microsoft, Microsoft 365, Outlook, SharePoint und Teams sind Marken der Microsoft Corporation. Wir stehen in keiner Geschäftsbeziehung zu ihr. Stand der Angaben: 15. September 2026.
Nächster Schritt
Nehmen wir einen Ablauf
und rechnen ihn durch.
45 Minuten, kostenlos. Wir suchen den Vorgang, der bei Ihnen zwischen Outlook und dem Rest am meisten Zeit kostet, und halten drei Zahlen fest. Lohnt es sich nicht, sagen wir das.