Auf einen Blick: die vier Vorgänge
- Das gemischte Postfach, in dem jede Nachricht erst einem Objekt zugeordnet werden muss
- Die Schadensmeldung, aus der ein Handwerkerauftrag werden muss
- Die Eigentümerversammlung, deren Aufwand acht Wochen vorher beginnt
- Die Dokumentation, die vollständig sein muss und nachträglich entsteht
Genau darum geht es in diesem Artikel. Nicht um die schwierigen Fälle, die Erfahrung und Fingerspitzengefühl brauchen, sondern um die einfachen, die in der Summe teurer sind.
Warum dieser Aufwand in keiner Auswertung auftaucht
Die teure Arbeit steht auf keiner Rechnung. Eine Verwaltung, die einen Rechtsstreit begleitet oder eine schwierige Versammlung moderiert, weiß ziemlich genau, was sie das gekostet hat. Aber niemand erfasst, wie oft dieselbe Schadensmeldung geöffnet wurde, bevor sie erledigt war. Niemand zählt, wie viele Statusnachfragen entstehen, weil die erste Rückmeldung ausgeblieben ist.
Dabei ist das der Posten, der wächst, wenn Objekte dazukommen. Die schwierigen Fälle werden nicht doppelt so viele, wenn Sie zwanzig Einheiten mehr verwalten. Die Mieteranliegen schon.
Dazu kommt ein zweiter Schaden, der sich noch schlechter messen lässt. Die Verwaltung wirkt am Ende langsam, obwohl sie seit Tagen auf den Handwerker wartet. Für den Eigentümer sieht beides gleich aus.
“Die teure Arbeit steht auf keiner Rechnung. Niemand erfasst, wie oft dieselbe Schadensmeldung geöffnet wurde, bevor sie erledigt war.
Vier Vorgänge, an denen es regelmäßig hängt
Sie heißen in jedem Haus etwas anders, aber sie funktionieren überall gleich.
Das gemischte Postfach
Mieteranliegen, Schadensmeldungen, Beschlussfragen und Rückfragen von Handwerkern laufen über denselben Eingang. Jede Nachricht muss erst einem Objekt zugeordnet werden, bevor überhaupt klar ist, wer sie bearbeitet. Diese Zuordnung macht ein Mensch, obwohl die Antwort oft schon in der Nachricht steht: Absender, Adresse, Wohnungsnummer.
Die Meldung, die ein Auftrag werden muss
Zwischen der Schadensmeldung und dem Handwerkerauftrag liegen mehrere kleine Schritte. Objekt und Einheit heraussuchen, den zuständigen Betrieb finden, den Auftrag schreiben, den Mieter informieren, den Vorgang in der Objektakte notieren. Kein Schritt dauert lange, und keiner verlangt eine Entscheidung. Wie lange sie zusammen dauern, weiß kaum jemand, weil sie nie am Stück passieren.
Die Versammlung, die acht Wochen vorher beginnt
Einladungsfristen, Tagesordnung, Unterlagen, Vollmachten, Beschlussvorlagen. Der Termin steht seit einem Jahr fest, der Aufwand kommt trotzdem als Welle. Wer das Nachhalten von Hand macht, verliert Abende mit der Suche nach Dokumenten, die es längst gibt.
Die Doku, die vollständig sein muss
Versammlungsprotokoll, Beschlusssammlung, Objektakte. Das ist keine Kür, das ist Pflicht, und sie ist unangenehm, weil sie nachträglich passiert. Was während des Vorgangs nicht festgehalten wurde, muss hinterher rekonstruiert werden.
Sie müssen keinen dieser vier Vorgänge komplett umbauen. Einer reicht, um den Unterschied zu merken.
Wie derselbe Vorgang aussieht, wenn er einmal gebaut ist
Bleiben wir bei der Schadensmeldung, weil sie in jeder Verwaltung vorkommt und jeder sie kennt.
Die Meldung kommt an wie bisher
Sie landet im selben Postfach und wird als Schadensmeldung erkannt. Sie wird dem Objekt und der Einheit zugeordnet, aus der sie stammt.
Der Auftrag liegt fertig da
Der zuständige Betrieb wird aus der Objektakte geholt. Der Auftrag an den Handwerker liegt vorformuliert bereit, mit den Objektdaten, dem Ansprechpartner vor Ort und der Beschreibung aus der Meldung.
Die Nachricht an den Mieter ebenfalls
Sie ist schon geschrieben. Und der Vorgang steht mit Datum am Objekt, ohne dass ihn jemand nachträglich einträgt.
Dann sind Sie dran
Sie sehen den fertigen Auftrag, prüfen ihn, ändern bei Bedarf etwas und geben frei. Erst danach geht der Auftrag an den Betrieb und die Nachricht an den Mieter.
Was hier passiert, ist nichts Spektakuläres. Es ist genau die Arbeit, die vorher ein Mensch gemacht hat, indem er Angaben von einer Stelle an die nächste getragen hat.
Der Unterschied ist die Reihenfolge
Vorher wartete der Mieter, bis jemand Zeit hatte. Jetzt wartet nur noch ein fertiger Auftrag auf Ihr Ja.
Was dabei ausdrücklich nicht automatisiert wird
Die Entscheidung bleibt, wo sie hingehört. Wer beauftragt wird, was etwas kosten darf, welcher Fall eine Ausnahme ist: Das entscheidet ein Mensch, und daran ändert sich nichts. Nichts verlässt ohne Freigabe das Haus, weder ein Auftrag noch eine Mitteilung noch eine Zahlung.
Das ist keine Vorsichtsformel, sondern der Grund, warum solche Abläufe im Alltag überhaupt halten. Ein System, das eigenständig Handwerker beauftragt, wird nach dem ersten Fehlgriff abgeschaltet. Ein System, das den Auftrag fertig vorbereitet und auf ein Ja wartet, wird benutzt.
Was gar nicht erst auf die Liste kommt
Beschlüsse, Beiratsfragen und alles, was in die Versammlung gehört, sind ohnehin nichts, was eine Maschine vorbereitet und ein Mensch abnickt. Dort geht es um Mehrheiten, nicht um Vorgänge.
Rechnen Sie kurz nach, in Stunden
An dieser Stelle wird gern ein Eurobetrag genannt. Wir halten davon nichts, weil jeder Betrag von Annahmen abhängt, die man auch anders wählen könnte. Rechnen Sie stattdessen in Stunden, das kann jeder selbst nachprüfen.
Nehmen Sie einen einzigen Vorgangstyp, zum Beispiel die Schadensmeldung, und schätzen Sie zwei Zahlen. Wie viele davon kommen bei Ihnen in einem Monat herein? Und wie lange dauert eine im Schnitt, gerechnet über alle Male, die jemand sie angefasst hat, nicht nur über das erste Öffnen?
Das ist ein Beispiel mit offenen Annahmen, keine Behauptung über Ihr Haus. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, dann haben Sie Ihre Rechnung.
Bei der zweiten Zahl lohnt es sich, ehrlich zu sein
Ein Vorgang, den Sie viermal öffnen, dauert nicht einfach viermal so lang wie ein Blick hinein, weil Sie sich jedes Mal neu hineindenken.
Wann es sich nicht lohnt
Automatisierung rechnet sich nicht überall, und das sollte man vorher sagen statt hinterher. Zwei Dinge schauen wir uns zuerst an.
- Die Menge: Ein Vorgang, der bei Ihnen nur ein paarmal im Monat vorkommt, trägt den Bau selten.
- Die Streuung: Wenn Ihre Fälle überwiegend Ausnahmen sind, bauen Sie an der Ausnahme statt an der Regel.
Wo genau die Grenze liegt, hängt davon ab, wie lange ein einzelner Vorgang bei Ihnen wirklich dauert, und das lässt sich von außen nicht raten. Deshalb nennen wir hier keine Zahl, die für alle gelten soll.
Der dritte Punkt, der seltener genannt wird
Wenn ein Ablauf im Haus nicht geklärt ist, wird er durch Automatisierung nicht besser, sondern schneller falsch. Manchmal ist der erste Schritt deshalb gar keine Technik, sondern die Entscheidung, wer welchen Fall bearbeitet. Wenn wir bei Ihnen zu diesem Ergebnis kommen, sagen wir das im Check, vor jedem Angebot.
Wie ein Einstieg aussieht
Ein Vorgang, nicht das ganze Haus. Wir bauen zuerst den einen Ablauf, der bei Ihnen am häufigsten vorkommt, und lassen alles andere unangetastet. Sie arbeiten weiter in Ihrer Verwaltungssoftware, in Ihrem Postfach und in Ihrer Buchhaltung. Wir lösen nichts davon ab, wir setzen uns davor und verbinden, was bisher ein Mensch verbunden hat. Niemand muss ein neues System lernen, und die Anwendung läuft im Browser und auf dem Handy.
Der erste Vorgang läuft vier bis sechs Wochen nach Ihrer Freigabe, zu einem festen Preis, den Sie vorher kennen. Danach entscheiden Sie, ob ein zweiter dazukommt.
Und wenn Sie irgendwann aufhören wollen, hören Sie auf. Was wir bauen, steht auf Ihrem eigenen Server, und der Vorgang läuft weiter wie vorher, nur wieder von Hand.
Häufige Fragen
Warum sollen wir in Stunden rechnen und nicht in Euro?
Weil jeder Eurobetrag von Annahmen abhängt, die man auch anders wählen könnte. Stunden können Sie selbst nachprüfen: wie viele Vorgänge im Monat, wie viele Minuten je Vorgang, gerechnet über alle Male, die jemand ihn angefasst hat.
Müssen wir unsere Verwaltungssoftware wechseln?
Nein. Sie arbeiten weiter in Ihrer Verwaltungssoftware, in Ihrem Postfach und in Ihrer Buchhaltung. Wir lösen nichts davon ab, wir setzen uns davor und verbinden, was bisher ein Mensch verbunden hat.
Beauftragt das System selbst einen Handwerker?
Nein. Es bereitet den Auftrag vor und legt ihn Ihnen fertig hin. Sie prüfen, ändern bei Bedarf etwas und geben frei. Erst danach geht der Auftrag an den Betrieb und die Nachricht an den Mieter. Nichts verlässt ohne Freigabe das Haus, weder ein Auftrag noch eine Mitteilung noch eine Zahlung.
Wie lange dauert der erste Vorgang?
Vier bis sechs Wochen nach Ihrer Freigabe, zu einem festen Preis, den Sie vorher kennen. Danach entscheiden Sie, ob ein zweiter dazukommt.
Wann lohnt sich das bei uns nicht?
Wenn ein Vorgang nur ein paarmal im Monat vorkommt, trägt er den Bau selten. Und wenn Ihre Fälle überwiegend Ausnahmen sind, bauen Sie an der Ausnahme statt an der Regel. Es gibt einen dritten Fall: Ist ein Ablauf im Haus nicht geklärt, wird er durch Automatisierung nicht besser, sondern schneller falsch. Wir sagen das im Check, vor jedem Angebot.
Was passiert, wenn wir aufhören wollen?
Dann hören Sie auf. Was wir bauen, steht auf Ihrem eigenen Server, und der Vorgang läuft weiter wie vorher, nur wieder von Hand.