OnChain Systems

KI-Automatisierung für die
Gastronomie

Alle Läden in einer Anwendung, bis zum Steuerbüro

Kasse, Postfach, Dienstplan und Bankkonto kennen dieselben Läden, aber nicht einander. Wir verbinden sie zu fertigen Vorgängen, von der Lieferantenrechnung bis zur Buchung beim Steuerbüro und von der Stempelzeit bis zur Stundenliste fürs Lohnbüro. Morgens sagt die Übersicht in einem Satz, was ansteht: überfällige Rechnungen, Belege zu prüfen, Befunde der Kassenprüfung, offene Pflichten zum Personal. Ihre Kasse bleibt, Ihr Steuerbüro auch.

Gemeint sind Restaurants, Cafés, Bars, Bistros und Imbisse, mit einem Laden oder mit mehreren, auch mit Lieferdienst über die Plattformen. Auch wenn jeder Laden eigene Kasse, eigenes Konto und eigene Steuernummer hat: Alles steht in einer Anwendung, und die Zahlen bleiben je Laden getrennt.

Belege mit Belegbild für DATEV

Gelesen, geprüft und als Buchungsstapel ans Steuerbüro, das Bild über DATEV Upload Mail an Unternehmen online.

Stundenliste nach § 3b EStG fürs Lohnbüro

Nacht, Sonntag und Feiertag Minute für Minute aus den gestempelten Zeiten, als Datei für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt.

Kasse geprüft, bevor der Prüfer kommt

Steuersatz je Warengruppe, lückenlose Z-Nummern, Stornos und Kassendifferenzen, jeder Befund mit Rechenweg.

Kostenlosen Check anfragen+49 176 47722530
Die Anwendung dazu ist gebaut und lässt sich ansehen. Alle Läden in einer Übersicht, die Kasse selbst geprüft, die Stunden fürs Lohnbüro zerlegt. Ergebnis ansehen

Diese Programme binden wir an

  • Kassen mit DSFinV-K-Export
  • orderbird
  • gastronovi
  • Lightspeed
  • ready2order
  • Vectron
  • Hypersoft
  • DATEV
  • DATEV Unternehmen online
  • DATEV LODAS
  • DATEV Lohn und Gehalt
  • Lexware buchhaltung
  • Kontoauszüge und SEPA-Dateien der Hausbank
  • Microsoft 365
  • Nextcloud
  • E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)

Wo ein Programm eine Schnittstelle hat, nutzen wir sie, sonst die Dateien, die es ohnehin ausgibt. Ihr Programm fehlt? Fragen Sie danach. Produktnamen sind Marken ihrer Inhaber; wir sind bei keinem dieser Hersteller Partner.

Zugänge, die Sie in der Anwendung eintragen, speichert sie verschlüsselt (AES-256) und zeigt sie danach nicht mehr im Klartext. Anwendung, Zugänge und Daten liegen auf einem Rechner in Ihrem Haus oder auf Ihrem eigenen Server.

Aus der Werkstatt

Eine fertige Anwendung, kein Konzeptpapier

Das Gastro-Cockpit ist eine Browser-Anwendung, die wir gebaut haben und die Sie sich ansehen können. Sie ersetzt weder Kasse noch Dienstplanprogramm noch die Buchhaltung des Steuerbüros. Sie setzt sich davor und macht aus Post, Kassenexport, Stempelzeiten und Kontoauszug die Vorgänge, die vorher zwischen den Programmen lagen: den gelesenen Beleg mit Buchungsvorschlag, die Selbstprüfung der Kasse, die Stundenliste fürs Lohnbüro, die zugeordnete Zahlung. Läden, Menschen und Beträge auf den Bildern sind erfunden.

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Was heute dran ist
Was heute dran ist. Oben die Lage in einem Satz, jeder Teil ein Link: überfällige Rechnungen, Eingänge mit Frist, Belege zu prüfen, Befunde der Kassenprüfung, offene Pflichten zum Personal. Darunter vier Zahlen, drei davon mit ihrem Verlauf, und „Heute“ mit Grund und Knopf je Punkt. Derselbe Fehler aus zwei Monaten steht als eine Aufgabe da, nicht als zwei.

Für Ihre IT

Next.js, PostgreSQL und Docker, Betrieb in Ihrem Netz oder auf einem eigenen Server. Die Kassenprüfung, die Zerlegung der Stunden nach § 3b EStG, der Zahlungsabgleich und das Regelwerk des Posteingangs sind reine Rechnung ohne Datenbank und ohne Netz; für jeden Teil gibt es eine Probe, deren Erwartungen von Hand nachgerechnet sind. Aus der Kasse übernimmt die Anwendung Summen, keine Belege mit Bedienern oder Gästen.

Zu den Bildern

Die Screenshots stammen aus einer Demo-Installation des erfundenen Betriebs „Gastro Muster“ mit vier Läden. Alle sichtbaren Läden, Menschen, Anschriften und Beträge sind erfunden, und zwar erkennbar: Nachnamen ausschließlich als „Muster…“-Platzhalter. Die Lieferanten heißen wie echte Großhändler und Versorger, weil die Belegerkennung an ihren Absendern hängt. Die Einordnungen im Posteingang und die Befunde der Kassenprüfung stehen nicht in den Demodaten, sondern werden gerechnet.

Wir führen die Anwendung in 20 Minuten vor, an erfundenen Daten und ohne Verpflichtung.

Vorführung vereinbaren

Individuelle Lösungen

Für Ihren Fall gebaut, nicht von der Stange

Wir verkaufen keine fertige Software. Jede Anwendung, die Sie auf diesen Seiten sehen, ist für einen einzelnen Betrieb entstanden und sähe bei Ihnen anders aus, weil Ihre Abläufe, Ihre Programme und Ihre Zuständigkeiten andere sind. Wir bauen jede Lösung um Ihren Anwendungsfall herum, und die Vorlage dafür ist Ihr Betrieb.

  • Ihr Ablauf gibt die Form vor.

    Wir bilden nach, wie bei Ihnen gearbeitet wird, statt Ihnen den Ablauf einer fremden Software beizubringen.

  • Ihre Wörter, Ihre Formulare.

    Bezeichnungen, Felder, Vorlagen und Ausdrucke kommen aus Ihrem Haus. Niemand muss erst lernen, was eine Standardmaske meint.

  • Was Sie nicht brauchen, bauen wir nicht.

    Kein Funktionsumfang, den Sie mitbezahlen und den niemand öffnet. Der Zuschnitt entsteht aus Ihrem Vorgang, nicht aus einer Preisliste.

Vorgänge

Was wir übernehmen

Fünf Vorgänge, die in jedem Gastronomiebetrieb jede Woche wiederkehren, in jedem Laden. Wir fangen mit einem an, nicht mit allen fünf.

  1. Von der Lieferantenrechnung zur Buchung mit Belegbild

    Die Post aller Läden wird nach Korb und Laden sortiert, aus jeder Rechnungsmail entsteht ein Belegentwurf. Gelesen werden Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsziel, Beträge je Steuersatz und der Lieferant, aus der E-Rechnung, dem PDF oder dem Scan. Eine Großhandelsrechnung mit 7 und 19 % wird auf zwei Konten aufgeteilt. Summenfehler, fehlende Pflichtangaben und Dubletten werden gemeldet, und was nicht zweifelsfrei dasteht, bleibt leer. Geprüfte Belege gehen als DATEV-Buchungsstapel oder als Importdatei für Lexware buchhaltung hinaus, ihre Bilder über DATEV Upload Mail an Unternehmen online.

    Heute

    Rechnungen liegen in mehreren Postfächern und in einem Ordner je Laden. Am Monatsende fragt das Steuerbüro nach den fehlenden.

    Danach

    Jeder Beleg ist gelesen, geprüft und gebucht, sein Bild liegt in DATEV, und die Montagsübersicht sagt je Laden, welcher noch fehlt.

  2. Die Kasse selbst prüfen, bevor jemand nachschaut

    Die Tagesabschlüsse kommen aus dem DSFinV-K-Export Ihrer Kasse, dem Format, das jede Kasse mit TSE für die Finanzverwaltung ausgibt. Jeder Abschluss wird gegen seine Belege geprüft, daraus entsteht der Kassenstapel fürs Steuerbüro. Die Selbstprüfung über die letzten vier Monate sieht an, was bei einer Kassen-Nachschau zuerst auffällt: Trägt jede Warengruppe den richtigen Steuersatz, seit dem 01.01.2026 also 7 % auf Speisen und 19 % auf Getränke? Ist die Reihe der Z-Nummern je Kasse lückenlos? Wie entwickeln sich Stornoquote, Kassendifferenzen und Barquote je Laden und Monat? Jeder Befund nennt Rechenweg und Fundstelle, der Prüfbericht geht als PDF ans Steuerbüro.

    Heute

    Den Z-Bon sieht sich jemand an, wenn die Kasse nicht stimmt. Ob jede Warengruppe seit der Umstellung auf 7 % den richtigen Satz trägt, prüft meist niemand.

    Danach

    Falsche Steuersätze, fehlende Z-Nummern und gehäufte Stornos stehen auf einer Liste, bevor das Finanzamt danach fragt.

  3. Von der Stempelzeit zur Stundenliste fürs Lohnbüro

    Gestempelt wird per PIN an einem QR-Code am Tresen, mit dem eigenen Telefon und ohne Konto. Der Dienstplan steht je Laden, Soll und Ist liegen nebeneinander, und die Anwendung warnt nach dem Arbeitszeitgesetz. Zum Monatsende zerlegt sie die Zeiten Minute für Minute in die Stundenarten nach § 3b EStG, also Nacht, Sonntag und Feiertag mit den Feiertagen Ihres Bundeslands, und gibt die Stundenliste als Datei für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt aus, sonst als Excel. Dazu steht je Beschäftigtem, ob der hinterlegte Stundenlohn den Mindestlohn von 14,60 € ab dem 01.01.2027 hält, und bei Minijobs, ob das Entgelt innerhalb der neuen Grenze von 633 € im Monat bleibt.

    Heute

    Stundenzettel werden am Monatsende abgetippt, Nacht- und Sonntagsstunden von Hand gezählt.

    Danach

    Das Lohnbüro bekommt eine Datei im Format seines Programms, jede Zuschlagsstunde nachvollziehbar.

  4. Zahlungen zuordnen, Überweisungen vorbereiten

    Der Kontoauszug kommt als Datei aus dem Online-Banking (camt, MT940 oder CSV); einen Zugang zu Ihrem Konto braucht die Anwendung nicht. Je Umsatz schlägt sie die passende Rechnung vor und nennt ihre Gründe: Rechnungsnummer im Verwendungszweck, IBAN und Name des Lieferanten, Betrag auf den Cent oder mit Skonto, auch bei Sammelzahlungen. Bei zwei gleich guten Kandidaten wird nicht geraten. Offene, geprüfte Rechnungen gehen als Überweisungsdatei zurück ins Online-Banking, je Laden vom eigenen Geschäftskonto und nur an die IBAN, die beim Lieferanten hinterlegt ist. Nennt eine Rechnung eine andere Bankverbindung, bleibt sie draußen, bis das geklärt ist.

    Heute

    Am Monatsende liegt der Kontoauszug neben dem Rechnungsordner, und jemand hakt Zeile für Zeile ab.

    Danach

    Sichere Zuordnungen sind mit einem Klick übernommen, der Rest steht mit seinen Gründen da.

  5. Verträge und Fristen aller Läden an einem Ort

    Pacht, Leasing der Kasse, Strom und Gas, Versicherungen, Kartenterminal: Jeder Vertrag steht mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung in der Anwendung. Der letzte Kündigungstag wird gerechnet und stimmt deshalb auch nach einer Verlängerung. Er steht im Kalenderblatt neben den Terminen und den Fristen aus der Post. Auf Wunsch gleicht die Anwendung das mit dem Kalender des Betriebs ab, in Nextcloud oder Microsoft 365, ohne Vertrauliches und ohne Namen von Beschäftigten.

    Heute

    Die Kündigungsfrist der Pacht steht in einem Ordner, und der Vertrag verlängert sich, ohne dass es jemand merkt.

    Danach

    Der letzte Kündigungstag steht im Kalender, bevor er verstrichen ist, für jeden Vertrag jedes Ladens.

Freigaben

Was bei Ihnen bleibt

Nichts verlässt ohne Ihre Freigabe den Betrieb: keine Antwort an Gast oder Lieferant, keine Überweisung, keine Datei ans Steuerbüro. Die Anwendung bereitet vor und legt Ihnen den fertigen Vorgang hin. Was sie nicht sicher erkennt, bleibt offen, statt geraten zu werden.

  • Antworten entstehen aus Ihren Textbausteinen und gehen erst nach Freigabe hinaus. Für Behördenpost gibt es bewusst keinen Baustein.
  • Überwiesen wird nur an die IBAN, die am Lieferanten hinterlegt ist, und freigegeben wird im Online-Banking Ihrer Bank. Einen Zugang zu Ihrem Konto hat die Anwendung nicht.
  • Ihr Steuerbüro hat das letzte Wort: Hat es einen Beleg umgebucht, gilt seine Buchung, und die Kontierung lernt daraus.
  • Jede Rolle sieht nur ihren Teil. Die Filialleitung sieht ihre Läden, das Steuerbüro liest mit, ändert nichts und sieht kein Personal.

Ihr Programm

Wenn Ihre Programme schon vieles können

Die Frage ist berechtigt, wozu es uns dann noch braucht. Kassen bonieren, schließen den Tag ab, liefern Berichte und den DSFinV-K-Export für die Prüfung, manche binden auch die Lieferplattformen an. Reservierungssysteme nehmen Buchungen an, auch mitten im Service, Dienstplanprogramme planen Schichten und erfassen Zeiten, und über DATEV Unternehmen online kommen die Belege zum Steuerbüro. Jedes dieser Programme sieht seinen eigenen Teil. Hier steht, wann das reicht und wann nicht.

Dann reicht es

  • Sie führen einen Laden, und der Tagesabschluss Ihrer Kasse ist Ihr Überblick.
  • Ihr Steuerbüro holt Belege und Kassendaten selbst ab und fragt selten nach.
  • Ihr Dienstplanprogramm rechnet die Zuschläge, und das Lohnbüro kommt mit seinem Export zurecht.
  • Die Warengruppen Ihrer Kasse sind seit der Umstellung zum 01.01.2026 geprüft, und neue Artikel kommen selten dazu.

Dann reicht es nicht

  • Mehrere Läden mit eigener Kasse, eigenem Konto und eigener Steuernummer sollen in einer Übersicht stehen, ohne dass die Zahlen eines Ladens in die eines anderen geraten.
  • Ob jede Warengruppe den richtigen Steuersatz trägt, Speisen zu 7 % und Getränke zu 19 %, soll jeden Monat geprüft werden, nicht erst bei der Nachschau.
  • Eine Lücke in den Z-Nummern soll auffallen, solange sich der fehlende Export noch nachholen lässt.
  • Die Stunden sollen nach § 3b EStG zerlegt beim Lohnbüro ankommen, Minute für Minute und mit den Feiertagen Ihres Bundeslands, auch wenn ein Dienst über Mitternacht geht.
  • Belege, Kasse und Kontoauszug sollen zusammenlaufen: welche Rechnung bezahlt ist, welche fehlt und welche plötzlich eine andere IBAN nennt.
  • Wir lösen nichts ab: Kasse, Reservierung und Lieferplattformen bleiben, wie sie sind, und DATEV bleibt beim Steuerbüro.

Wenn Sie nach dieser Liste beim Modul Ihrer Software bleiben, ist das ein gutes Ergebnis: Sie haben sich eine Anschaffung gespart. Der kostenlose Check beantwortet genau diese Frage in 45 Minuten, bevor irgendjemand ein Angebot schreibt.

Einwände

Was Sie sich jetzt fragen

Müssen wir unsere Kasse wechseln?
Nein. Die Anwendung liest den DSFinV-K-Export, den Ihre Kasse ohnehin ausgibt. Kasse, Kassenhändler und Steuerbüro bleiben, wie sie sind. Wir bauen die Verbindung dazwischen.
Ersetzt die Kassenprüfung den Steuerberater oder die Kassen-Nachschau?
Nein. Sie ist eine Selbstprüfung, keine Betriebsprüfung, und der Prüfbericht sagt das auf jeder Seite. Sie zeigt, was bei einer Nachschau zuerst auffällt, jeden Befund mit Rechenweg und Fundstelle; wo keine Vorschrift eine Zahl nennt, sind die Schwellen als unsere Hauskonvention gekennzeichnet. Was daraus folgt, entscheiden Sie mit Ihrem Steuerbüro.
Wir haben niemanden für IT.
Brauchen Sie auch nicht. Wir richten es ein und betreuen es. Bedient wird es im Browser, gestempelt wird am Tresen mit dem eigenen Telefon.
Gehen unsere Daten in eine Cloud?
Nur wenn Sie das wollen. Sonst läuft alles auf einem Rechner in Ihrem Betrieb oder auf Ihrem eigenen Server. Aus der Kasse übernimmt die Anwendung Summen, keine Belege mit Bedienern oder Gästen.
Und wenn sich das bei uns nicht rechnet?
Dann sagen wir das im Check, vor jedem Angebot. Das ist der Grund, warum der Check kostenlos ist.

Aufwand & Zeitrahmen

Ein Vorgang, nicht alle Läden auf einmal

Wir fangen mit einem Vorgang an. Welcher das ist, ergibt sich aus dem kostenlosen Check: der Vorgang mit der höchsten Wiederholung und dem größten Standardanteil. Der erste Vorgang läuft vier bis sechs Wochen nach Ihrer Freigabe, sechs statt vier, wenn Ihre Programme keine Schnittstelle haben und wir über die Dateien gehen, die sie ohnehin ausgeben. Was danach kommt, entscheiden Sie, wenn Sie gesehen haben, dass es funktioniert.

Nächster Schritt

Rechnen wir einen Monat Belege einmal durch.

45 Minuten, kostenlos, per Video oder bei Ihnen im Betrieb. Sie nennen uns einen Vorgang, der jeden Monat wiederkommt: Belege, Kasse oder Stundenliste. Wir halten fest, wie oft er vorkommt, wie viele Minuten er kostet und wie viel davon jedes Mal gleich ist. Mit oder ohne Zusammenarbeit danach.

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